Tijdens de Veetournee 2019 lichtten Koen De Bleecker en Evelyne Van de Wouwer het thema ‘Standard Operating Protocols, kortweg SOP’s, of in het Nederlands standaardprotocollen’, toe. Zij werken beiden bij Dierengezondheidszorg Vlaanderen als regiodierenartsen herkauwers.
Waarom zijn standaardprotocollen op een melkveebedrijf nodig?
Ter illustratie werd een (fictief) voorbeeld gegeven om het belang van systematisch werken te duiden.
Beeld je twee broers in die elk een bedrijf hebben met evenveel koeien, evenveel grond en die naast elkaar gelegen zijn. De eerste bedrijfsleider is heel sociaal en heel geëngageerd in verschillende verenigingen. Hierdoor verlopen zijn werkdagen ook heel onregelmatig: er wordt niet altijd op hetzelfde tijdstip gemolken of gevoederd, het voeder wordt niet regelmatig bijgeschoven, er wordt al eens een bronst gemist, … De andere broer is het tegenovergestelde. Hij werkt heel nauwgezet, doet steeds dezelfde handelingen op hetzelfde tijdstip, de dieren zitten nooit zonder voeder, … Ook koeien hechten belang aan regelmaat en stiptheid, dit vertaalt zich op deze bedrijven in een groot verschil in de melkproductie: het ene bedrijf haalt een productie van 28 liter/koe per dag, het andere haalt 38 liter/koe per dag. Door standaardprotocollen op te stellen, zou de eerste boer meer routine in zijn dag kunnen brengen en zo de productie verhogen.
Al vele jaren is er in de melkveehouderij een trend naar minder bedrijven, die steeds meer dieren tellen. Dit is een trend die zich ook de komende jaren zal verderzetten. Dit heeft als gevolg dat het hoe langer, hoe moeilijker wordt voor een melkveehouder om alle werk alleen te doen. Volgens recente cijfers van de FOD Economie werkt nu al 20% van de melkveehouders met externe arbeidskrachten. Deze mensen in een bedrijf inwerken, is niet eenvoudig. De rol van een melkveehouder verandert van zodra hij met personeel werkt. Hij moet in zijn nieuwe rol personeel opleiden, aansturen en corrigeren. Wanneer de veehouder uit het voorbeeld met de hoge productie personeel zou aannemen, doet hij er goed aan om zijn manier van werken op papier te zetten, zodat de medewerker de taken op dezelfde manier kan uitvoeren. Ook op bedrijven die zonder extern personeel werken, zijn standaardprotocollen nuttig. Misschien minder belangrijk voor de dagelijkse handelingen, maar wel voor zaken die regelmatig moeten gebeuren maar niet in de dagelijkse routine passen. Zo kan de behandeling tegen Mortellaro, of de behandeling van klauwen goed in een protocol beschreven worden.
Een derde reden die door DGZ aangehaald werd, is de zogenaamde “license to produce”: hoe kunnen we in een internationaal concurrerende markt komen tot een rendabele en duurzame melkveehouderij, die tevens maatschappelijk geaccepteerd wordt? De maatschappij hecht meer en meer belang aan dierenwelzijn, milieu, klimaat en biodiversiteit en de veehouder moet bovendien voldoende rendement uit de melkveehouderij kunnen genereren. Het moet mogelijk zijn deze doelstellingen tegelijkertijd te realiseren. Boeren kunnen zowel het economische als de klimaatzorg combineren door te werken aan de langleefbaarheid van de dieren. In de Westerse wereld bereiken de melkkoeien een gemiddelde leeftijd van 2,5 jaar (3,5 jaar in Nederland/België), terwijl de koeien het meest efficiënt produceren in de 6e tot 8e lactatie. Deze piek bereiken veel koeien niet. Bovendien kan het verdubbelen van de levensduur van een koe van 2,5 naar 5 jaar de methaanemissie met 32% reduceren. Om de langleefbaarheid van koeien te verhogen, moet het vervangingspercentage omlaag, moet de biesttoediening optimaal zijn, moeten de vaarzen vroeger afkalven, moet het rantsoen op punt staan, … Standaardprotocollen rond biesttoediening, droogzetten, insemineren, … kunnen helpen deze doelen te bereiken.
Standaardprotocollen: wat zijn dat?
Een standaardprotocol kan je het best omschrijven als een geschreven werkinstructie. Het is een werkinstrument dat je kan vergelijken met een goed en duidelijk kookrecept. Een goed recept begint met de ingrediënten: wat heb je nodig om tot het eindresultaat te komen? De volgende stap is wat je met de ingrediënten doet. Stap voor stap wordt uitgelegd welke handelingen je moet uitvoeren, hoe lang deze duren en op welke temperatuur iets moet bakken. Op deze manier is het voor iedereen mogelijk om aan de hand van de instructies het recept tot een goed einde te brengen. De instructies uitvoeren is nog gemakkelijker wanneer elke tussenstap wordt vergezeld van een tekening, figuur of foto.
Het belang voor de melkveehouder
Het belang van standaardprotocollen werd door DGZ geduid met 10 redenen. De voornaamste reden is dat de koe een gewoontedier is, die beter zal produceren als alles steeds op dezelfde manier en op dezelfde tijdstippen gebeurt. Op grote bedrijven zorgen protocollen voor uniformiteit, praktische hulp en duidelijkheid voor de veehouder en zijn medewerkers. De betrokkenheid van de medewerkers wordt vergroot door hen te laten noteren wat ze wanneer gedaan hebben. Standaardprotocollen kunnen ook een hulp zijn in het verminderen van het antibioticaverbruik, bij kwaliteitsaudits en bij het invullen van lastenboeken. Het maakt het verzamelen van data eenvoudiger en dit biedt ondersteuning in de relatie met de adviseurs.
Er zijn als melkveehouder verschillende processen denkbaar die in een protocol kunnen worden omgezet. Zo kan er gewerkt worden rond vruchtbaarheid, inseminatie, mastitis, droogstand, afkalven, … Een heel belangrijk onderdeel in de opfok van kalveren is het biestmanagement. Veel bedrijven hebben hier al een protocol rond.
Hoe begin ik eraan?
Het belangrijkste bij het starten met standaardprotocollen is beslissen voor welke taak je een protocol wil schrijven en wat daarbij de doelstelling is. Dit kan een heel eenvoudig protocol zijn, met eenvoudige stappen om op korte termijn iemand in te werken in een taak, bijvoorbeeld in de melktechniek. Of een ingewikkelder protocol om op lange termijn een doelstelling te halen, bijvoorbeeld antibioticareductie door een combinatie van biestmanagement en mastitisopvolging.
Bij het opstellen van een protocol is klaar en duidelijk communiceren belangrijk, een beeld zegt meer dan duizend woorden, hou de taal ook helder en eenvoudig. Bij het opstellen van een protocol kan de hulp van een erfbetreder nuttig zijn, maar let er steeds op dat een protocol voor elk bedrijf uniek is. Daarom is het niet aan te raden om zomaar protocollen van andere bedrijven te kopiëren. Het is zeker zinvol om ook de medewerkers bij de opmaak van een standaardprotocol te betrekken. Ook medewerkers hebben ideeën en verbeterpunten die een protocol kunnen verbeteren.
Eens een protocol is uitgeschreven, is het essentieel om het protocol te evalueren en verder te verbeteren. Nieuwe inzichten kunnen ervoor zorgen dat het protocol moet worden aangepast. Of er zijn andere of hogere doelstellingen die een aanpassing vragen. In het slechtste geval werkt een protocol niet en moet het helemaal herschreven worden.
Conclusie
Door planmatig te werken via op maat gemaakte en gestandaardiseerde protocollen is een melkveehouder in staat om zijn prestaties te optimaliseren, zijn bedrijf rendabeler te maken, de duurzaamheid en langleefbaarheid van zijn koeien te verhogen en minder antibiotica te gebruiken.
Figuur 1: voorbeeld van een standaardprotocol rond melktechniek