Import

Op deze pagina:

• Vakjargon
• Account in Traces - Registreren - Up-to-date houden!
• 'Organic', 'bio', 'biologisch is een wettelijk beschermde benaming!
• Het bio-inspectiecertificaat (COI) - belangrijk!
• Link tussen het Gemeenschappelijk gezondheidsdocument van binnenkomst (CHED) en het bio-inspectiecertificaat (COI)!
• Vak 10 van het COI - Grenscontrolepost of Punt van vrijgave?
• COI enkel voor importeurs en (eerste) ontvangers in de EU
• Enkel tijdig aangeleverde coi’s worden behandeld
• Goederen in douane-entrepot
• Extra voorwaarden voor import van bepaalde producten uit India, China, Paraguay, Sierra Leone en Peru - 2023
• Bio-inspectiecertificaten (COI) - import van bioproducten - Algemeen
• Traces

Vakjargon

• COI: bio-inspectiecertificaat (Departement Landbouw en Visserij)
  • Uittreksel = extract
  • Basis voor uittreksel = moedercertificaat
  • Uitgeput = depleted
• PRFC: point of release for free circulation = punten van vrijgave voor het vrije verkeer
• BCP: border control post = GCP: Grenscontrolepost
• RFL: verantwoordelijke voor de lading = de voor de lading verantwoordelijke exploitant
• CHED = GGB: Gemeenschappelijk gezondheidsdocument van binnenkomst (FAVV)

Account in Traces – registreren - up-to-date houden !!!

Up-to-date houden

Aan de accounts in Traces kunnen één of meerdere gebruikers (grijze icoon) worden gekoppeld waarvan één of meerdere als administrator kunnen optreden.  Herkenbaar door het blauwe icoontje achter de naam.

De administrator heeft de verantwoordelijkheid om de gebruikers gekoppeld aan zijn/haar account up-to-date te houden.

Collega’s die niet meer werkzaam zijn in het bedrijf of de Traces-toepassing niet meer gebruiken dienen steeds verwijderd te worden uit de Traces-account.

Weet dat:

• Een mailadres dat niet meer wordt gebruikt/afgesloten werd in uw bedrijf, hiermee nog steeds kan ingelogd worden in Traces !!!
  • Gebruiker deleten verdwijnen de rechten van de gebruiker volledig;
  • Gebruiker schorsen heeft de gebruiker nog beperkte toegang.
• Wanneer u toegang verleent aan een andere marktdeelnemer/bedrijf voor opvolging van dossiers zij eveneens inzage hebben in alle gegevens van uw bedrijf en uw klanten!!!  Denk aan de privacy van gegevens!!!

Mochten er problemen voordoen met het aanpassen, verwijderen of toevoegen van gebruikers neem contact op met importbio@lv.vlaanderen.be

Registreren

Wil u een account aanmaken voor uw bedrijf in Traces dient u te beschikken over een bedrijfs-bio-certificering (n.v.t. voor ‘de voor de zending verantwoordelijke exploitant (RFL)).  Neem contact op met uw controleorgaan om uw aanvraag in Traces te valideren.
De gebruikers van uw bedrijf dienen zichzelf te registreren in Traces en te linken aan het bedrijf waarna de administrator van de account deze aanvragen dient goed te keuren.
(zie punt 3. 2  Account aanmaken).

‘Organic', ‘bio’, ‘biologisch’ is een wettelijk beschermde benaming

Gebruik van deze termen is wettelijk geregeld in EU-wetgeving.
Meer informatie vindt u hier: https://lv.vlaanderen.be/bedrijfsvoering/biologische-landbouw

Wanneer bij import uit derde landen(^*) wordt verwezen naar ‘organic’, ‘bio’, ‘biologisch’:

• in de documenten (facturen, paklijsten, vervoersdocumenten) en/of
• op de etiketten van alle type levensmiddelen, alsook voor primaire landbouwproducten, zaaizaad, veevoeder en aquacultuurproducten en of
• via code C644 (wat staat voor biologisch) in vak 44 van de douaneaangifte  

moeten deze goederen steeds moeten beschikken over een geldige COI in Traces.

(^*) Let op: ook het Verenigd koninkrijk is een derde land. Dit wil zeggen dat bio-goederen afkomstig uit het VK vergezeld moeten zijn van een COI. 

Het bio-inspectiecertificaat - Belangrijk

Meer uitleg over beide documenten vindt u hier:

• De vakken het van het COI 
• De vakken van het extract

Afhankelijk welke goederen geïmporteerd worden moet in vak 10 een grenscontrolepost of een punt van vrijgave worden vermeld:
(link leggen naar ‘Vak 10 van het certificaat – Grenscontrolepost of Punt van vrijgave’

• Dieren en goederen die onderhevig zijn aan een controle op de veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, de plantengezondheid en de dierengezondheid in een grenscontrolepost van binnenkomst
  • Grenscontrolepost
• Bioproducten die niet onderhevig zijn aan dergelijke controles anderzijds
  • Punt van vrijgave

In vak 20 vermeldt u het verwachte tijdstip van aankomst aan de grenscontrolepost of het punt van vrijgave voor vrije verkeer -> dit is een verplicht in te vullen vak.

COI enkel voor importeurs en (eerste) ontvangers in de EU
(link leggen naar COI enkel voor importeurs en (eerste) ontvangers in de EU)
 

Link tussen het Gemeenschappelijk gezondheidsdocument van binnenkomst (CHED) en het bio-inspectiecertificaat (COI)

Bio goederen die een gemeenschappelijk gezondheidsdocument van binnenkomst (CHED-document) vereisen bij import, moet de desbetreffende CHED in Traces gelinkt worden met het COI:

• In vak I.9  van de CHED moet u via de knop ‘add certificate reference’, het overeenstemmende bio-inspectiecertificaatnummer aanvinken uit de keuzemenu.
  Indien het certificaat niet terug te vinden is, moet u aan de invoerder vragen om toegevoegd te worden aan de COI in vak 19 (voor de zending verantwoordelijke exploitant). Met die rol heeft u toegang tot de COI in Traces en kan u de link tussen beide certificaten creëren.

  Beschikt u nog niet over een account met activiteit ‘voor de zending verantwoordelijke exploitant’ kan u een aanvraag indienen in Traces, waarna deze aanvraag moet worden goedgekeurd door de desbetreffende instantie.

• In vak I.31 bij ‘soort product’, moet u de optie ‘organic’ aanduiden

LET OP!

• Het COI moet door het Departement Landbouw en Visserij ondertekend zijn in vak 30, vooraleer de CHED kan worden afgewerkt.
• De CHED niet meer kan afgewerkt worden wanneer het COI in vak 31 werd ondertekend voor ontvangst van de goederen.  

Belangrijk

• De eerste ontvanger kan vak 31 pas ondertekenen nadat:
  • Het FAVV de controle op de veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, de plantengezondheid en de dierengezondheid in de grenscontrolepost heeft afgerond en de CHED gevalideerd is
  • De goederen in het vrije verkeer werden gebracht
  • Hij de goederen fysiek heeft ontvangen en geverifieerd.

Weet dat: Het ondertekenen van vak 31, zonder dat aan bovengenoemde voorwaarden voldaan werd, leidt tot een corrigerende maatregel (sanctie) opgelegd door het bio- controleorgaan. 

Vak 10 van het certificaat – Grenscontrolepost of Punt van vrijgave

Weet dat het Departement Landbouw en Visserij verantwoordelijk is voor:

• de documentaire en fysieke bio-controles;
• het verifiëren en ondertekenen van de bio-inspectiecertificaten (vak 30);
• voor goederen die worden aangeboden in grenscontroleposten en punten van vrijgave in het Vlaamse Gewest
   

Dieren en goederen die bij import onderhevig zijn aan een controle op de veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, de plantengezondheid en de dierengezondheid in een grenscontrolepost: 

• Voor dergelijke producten duidt u in vak 10 van het inspectiecertificaat de desbetreffende grenscontrolepost aan 
• De biocontrole en de verificatie van het COI dienen te gebeuren bij binnenkomst in de EU en voor de controle van het CHED.
• In vak I.31 van het CHED vermeldt u ‘type organic’ en in vak I.9 de link naar het COI.
• Vervolgens kan het FAVV het CHED afwerken in Traces.

Bioproducten die niet onderhevig zijn aan een controle op de veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, de plantengezondheid en de dierengezondheid moet via punt van vrijge (point release for free circulation:  

Een punt voor vrijgave in het vrije verkeer is de effectieve plaats of adres waar de goederen zich fysiek bevinden op het ogenblik dat ze in het vrije verkeer worden gebracht. Deze punten worden benoemd door het Departement Landbouw en Visserij die hiertoe toegang heeft om desgevallend een fysieke bio-controle uit te voeren.

Wanneer het punt van vrijgave nog niet werd opgenomen in deze lijst (link van de lijst toevoegen) stuurt u een mail naar importbio@lv.vlaanderen.be met als onderwerp ‘punt van vrijgave voor het vrije verkeer in de Unie.  Vermeld in de e-mail, de naam van het bedrijf en het adres/locatie.  Vervolgens wordt uw aanvraag bevestigd, wordt de locatie opgenomen in de lijst als officieel punt van vrijgave in het vrije verkeer en kan vanaf dan deze locatie in vak 10 gekozen worden in Traces.

De bio-controle dient uiterlijk op het moment dat de goederen in het vrije verkeer worden gebracht uitgevoerd te worden.

Om vak 10 aan te passen klikt u op ‘Wijzigen’.

Vervolgens klikt u op ‘Wissen’

Afhankelijk welke goederen worden geïmporteerd vinkt u via de keuzelijst ‘grenscontrole post’ of ‘punt van vrijgave’ aan.

U kan nu de naam via de velden naam en/of land de correctie locatie zoeken en aanvinken.

U dient de wijziging te bewaren door op ‘opslaan’ te klikken.

 

COI enkel voor importeurs en (eerste) ontvangers in de EU

Het inspectiecertificaat is bedoeld voor de verificatie van goederen die bestemd zijn voor de EU markt.
De betrokken importeur en (eerste) ontvanger moeten gevestigd zijn in de EU.
Dit wil zeggen dat zendingen voor Zwitserse importeurs en/of (eerste) ontvangers niet door ons aanvaard worden.

Verordening 2021/2307 definieert deze actoren namelijk als volgt:

• “importeur”: een in de Unie gevestigde en aan het in Verordening (EU) 2018/848 bedoelde controlesysteem onderworpen natuurlijke of rechtspersoon die, zelf of via een vertegenwoordiger, de zending voor vrijgave voor het vrije verkeer in de Unie aanbiedt; 
• “voor de zending verantwoordelijke exploitant”: voor de doeleinden van artikel 6, lid 4, van Gedelegeerde Verordening (EU) 2021/2306 en Gedelegeerde Verordening (EU) 2019/2123 van de Commissie ( 3 ), hetzij de importeur of een in de Unie gevestigde natuurlijke of rechtspersoon die de zending namens de importeur aanbiedt aan de grenscontrolepost; 
• “eerste ontvanger”: een in de Unie gevestigde en aan het in Verordening (EU) 2018/848 bedoelde controlesysteem onderworpen natuurlijke of rechtspersoon aan wie de zending wordt geleverd door de importeur na de vrijgave voor het vrije verkeer en die deze in ontvangst neemt voor verdere bereiding en/of afzet;
• “ontvanger”: een in de Unie gevestigde en aan het in Verordening (EU) 2018/848 bedoelde controlesysteem onderworpen natuurlijke of rechtspersoon aan wie de partij die is verkregen door opsplitsing van een zending wordt geleverd door de importeur na de vrijgave voor het vrije verkeer en die deze in ontvangst neemt voor verdere bereiding en/of afzet; 
• “zending”: een zending, in de zin van artikel 3, punt 37, van Verordening (EU) 2017/625 van het Europees Parlement en de Raad ( 4 ), van producten die bestemd zijn om in de Unie als biologische of omschakelingsproducten in de handel te worden gebracht; in het geval van biologische en omschakelingsproducten die zijn vrijgesteld van officiële controles aan grenscontroleposten overeenkomstig Gedelegeerde Verordening (EU) 2021/2305 van de Commissie ( 5 ), wordt onder “zending” echter verstaan een hoeveelheid producten van een of meer codes van de gecombineerde nomenclatuur die onder één enkel inspectiecertificaat valt en met hetzelfde vervoermiddel en uit hetzelfde derde land wordt ingevoerd.

Enkel tijdig ingediende en aangemelde COI's worden behandeld

Controle in het land van oorsprong of export

Het controleorgaan van de exporteur is verplicht om de zending documentair en eventueel fysiek te controleren VOORALEER, de goederen verscheept worden en moet het COI getekend worden (vak 18) VOORDAT de goederen het land export verlaten. 

Zendingen die niet aan deze voorwaarde voldoen verliezen bij aankomst in de EU hun bio-status en wordt het COI getekend (vak 30) als "To be releases as non-organic".

Vakken 13, 14/15, 16 en 17 van het COI:

• kunnen aangevuld of aangepast worden door het controleorgaan van het derde land, op basis van de definitieve vervoersdocumenten.
  • vooraleer het COI door de ontvangende lidstaat wordt geverifieerd in vak 30
  • ten laatste 10 dagen nadat vak 18 werd ondertekend.

Controle bij binnenkomst in de EU

Het COI moet voorgelegd worden aan en geviseerd worden (getekend in vak 30) worden door het Departement Landbouw en Visserij vooraleer de goederen in het vrije verkeer worden gebracht of toekomen via de Grenscontrolepost in Vlaanderen.

Inspectiecertificaten die worden voorgelegd, nadat de goederen in het vrije verkeer werden gebracht, worden als niet conform aanzien, verliezen de goederen hun biologische status en wordt het COI vervolgens getekend als ‘To be releases as non-organic’.

Goederen in douane-entrepot

Goederen die in douane-entrepot gaan voor even, of voor langer tijd, zal een douane-opslagdocument worden aangemaakt (IMA-J)

De gegevens van dit opslag document dienen aangevuld te worden in vak 23 van het COI vooraleer het COI wordt ondertekend in vak 30 door de importeur of de ‘voor de zending verantwoordelijke exploitant’.
In vak 23 vinkt u bij ‘Bijzondere douaneregelingen’ ‘Douane-entrepot’ aan.
Let op: goederen kunnen enkel opgeslagen worden in bio-gecertificeerde opslagplaats. Meer informatie over gecertificeerde bedrijven vindt u hier: https://lv.vlaanderen.be/bio/bedrijven-onder-controle  
 
Vervolgens zoekt u via ’Land’ en/of ‘Naam’ van de ‘Douane-exploitant’ naar de overeenstemmende locatie/exploitant
 
Het veld van de ‘Controle-instantie of controlerende autoriteit’ zal automatisch worden ingevuld bij het kiezen van de correctie activiteit.
 
Vervolgens vult u het nummer aan van het opslag-douanedocument.
 
Wanneer alles werd ingevuld klikt u op ‘opslaan’.
 

Extra voorwaarden voor import van bepaalde producten uit India, China, Paraguay, Sierra Leone en Peru

Net zoals in 2022, gelden er als gevolg van verschillende onregelmatigheden die werden vastgesteld in voorgaande jaren, van 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023 extra voorwaarden voor de import van bepaalde biologische producten afkomstig uit: India, China, Paraguay, Sierra Leone en Peru:

Opgelet:

• de lijst van landen en producten is aangepast ten opzichte van vorig jaar;
• de frequentie van bemonstering is afhankelijk van het type product;
• de voorwaarden zijn van toepassing in heel de EU (link)
• gelijkaardige maatregelen zijn van toepassing in de desbetreffende exportlanden.

De bovengenoemde producten kunnen enkel de locatie van de eerste geadresseerde verlaten, of indien van toepassing: het bounded warehouse (als bio-product) nadat er op basis van de documenten, de documentaire controle en de resultaten van de analyse (monstername) geen twijfels zijn over de bio-status van de betreffende goederen.

In onderstaande tabel vindt u de producten, met het land van oorsprong alsook het minimale staalname percentage.

Extra voorwaarden voor import van bepaalde producten uit India, China, Paraguay, Sierra Leone en Peru

Land	GN-code	Productnaam	Aantal zendingen dat moet bemonsterd worden
China	0910.11.00 2006.00.10	gember	>10 %
China	0709.93.90  1207.99.96 1212.99.95	pompoenzaad	>10 %
China	2304.00.00	Soja (perskoeken en andere vaste afvallen, verkregen bij de winning van sojaolie, ook indien fijngemaakt of in pellets)	>10 %
China	0902.20.00 0902.40.00	Thee	>20%
India	2304.00.00	Soja (perskoeken en andere vaste afvallen, verkregen bij de winning van sojaolie, ook indien fijngemaakt of in pellets)	>10 %
India	0910.30.00 1302.19.70	kurkuma	>20 %
Paraguay	1207.99.96	chia zaad	>10 %
Peru	1008.50.00 1104.29.89	quinoa	>10 %
Sierra Leone	1801.00.00	cacao (bonen etc.)	>10 %

Opgelet:

Ook producten afkomstig uit een van bovengenoemde landen, maar geëxporteerd via een andere derde land, vallen onder het toepassingsgebied van deze extra controles.

Voor meer informatie kan u contact opnemen met uw controleorgaan of met importbio@lv.vlaanderen.be.

Bio-inspectiecertificaten - import van bioproducten - Algemeen

Biologische producten van buiten de Europese Unie kunnen enkel met een inspectiecertificaat geïmporteerd worden. Dit gebeurt via het elektronische TRACES – systeem.

Op deze pagina vindt u:

• wat een COI is
• wat het TRACES systeem inhoudt
• hoe u toegang tot TRACES aanvraagt
• hoe de elektronische certificaten worden aangemaakt en afgehandeld
• hoe u extracten aanmaakt

1. Wat is een bio inspectiecertificaat (COI)?

Een inspectiecertificaat is een officieel document, afgeven door een erkend controleorgaan in het land van export. Elke zending uit een derde land moet vergezeld gaan van een inspectiecertificaat (3).

Het inspectiecertificaat toont aan dat de zending geverifieerd werd voor vertrek van de goederen, door een officiële controle-instantie.
Inspectiecertificaten moeten worden afgegeven via Traces.

Lees de uitleg over de verschillende vakken. Of hier inspectiecertificaat voor de invoer van bio

Het certificaat bestaat uit 31 vakken:

• vakken 1 tot en met 18 worden ingevuld door het controleorgaan van de exporteur (in het niet-EU-land);
• vakken 19 tot en met 24 moeten worden ingevuld door de importeur, of indien van toepassing door de voor de zending verantwoordelijke exploitant. Waarbij in vak 20 het verwachte tijdstip vaan aankomst in de u moet ingevuld worden.
• vakken 25 tot en met 30 worden ingevuld door de bevoegde autoriteit. Voor zendingen die via Vlaanderen worden geïmporteerd is dit het Departement Landbouw en Visserij 
• vak 31 moet worden ingevuld door de eerste ontvanger van de goederen.

Het certificaat wordt gecontroleerd en afgegeven (door de controlerende instantie in het derde land) ten laatste op het moment dat de goederen het derde land verlaten. Vervolgens wordt het certificaat aangeboden ter controle bij de betreffende autoriteit van de Lidstaat waar de goederen in het vrije verkeer worden gebracht.

2. Traces

2.1 Wat is Traces?

Traces staat voor TRAde Control and Expert System. Het is een online elektronisch systeem van de Europese Commissie en wordt gebruikt voor certificaten/wettelijke verplichtingen voor zowel handel binnen de EU als voor import van dierlijke producten, voedsel, veevoeder en planten van buiten de EU. Het systeem biedt de nodige garanties om de integriteit van de in TRACES ingevoerde informatie te beschermen.

Zie ook TRACES: TRAde Control and Expert System en TRACES: protecting consumers, facilitating trade (You tube)

2.2 Waarom elektronisch?

Een elektronisch systeem biedt volgende voordelen:

• een betere tracering;
• minder fouten (bijv. enkel erkende controleorganen kunnen certificaten afleveren en enkel voor productcategorieën waarvoor ze erkend zijn);
• fraude verminderen;
• minder administratieve last;
• accurate statistische informatie;
• 24 uur op 24 toegankelijk
• …

3. Toegang tot TRACES

3.1 Wie heeft toegang tot het TRACES?

• Importeur (vak 12):
  • de natuurlijke of rechtspersoon in de Europese Unie die zelf of via een vertegenwoordiger een zending aanbrengt en die in het vrije verkeer wil brengen in de Unie;
  • een importeur moet gecertificeerd zijn door een erkend controleorgaan ;
  • een importeur kan het certificaat inbrengen, raadplegen en uittreksels maken.
     
• Eerste ontvanger (vak 24) en vak 31 (belangrijk):
  • de natuurlijke of rechtspersoon aan wie de geïmporteerde zending wordt geleverd en die ze in ontvangst neemt voor verdere bereiding en/of afzet;
  • een eerste ontvanger moet gecertificeerd zijn door een erkend controleorgaan ;
  • een eerste ontvanger heeft pas toegang tot het elektronisch certificaat, nadat het getekend is in vak 30;
  • de eerste ontvanger controleert het product bij ontvangst en verifieert de sluiting van de verpakking of recipiënt/container, etikettering etc. en bevestigt deze verificatie door vak 31 van het certificaat te ondertekenen.
     
• Voor de zending verantwoordelijke exploitant (vak 19)
  • de RFL is een bedrijf dat optreedt namens de importeur. Hij bereidt douane- en andere documentatie en uitvoerende activiteiten met betrekking tot internationale zendingen voor en verwerkt die;
  • de RFL kan uittreksels van het certificaat maken en kan ook documenten uploaden;
  • indien de RFL zelf geen bioproducten verhandelt of opslaat, moet hij niet gecertificeerd zijn door een erkend biocontroleorgaan.
     
• Controleorgaan in het derde land:
  • kan het certificaat inleiden en MOET het ondertekenen/afleveren (vak 18).
     
• Controleorganen van de importeurs en eerste geadresseerden:
  • zij hebben toegang tot alle certificaten gelinkt aan bedrijven die bij hen aangesloten zijn.
     
• De gewestelijke bevoegde autoriteiten:
  • voor Vlaanderen is de bevoegde autoriteit de Afdeling Inkomenssteun van het Departement Landbouw en Visserij;
  • zij hebben toegang tot alle certificaten gelinkt aan Belgische bedrijven of Belgische puntenvan binnenkomst ) point of entries).
  • zij verifiëren de zending, controleren en tekenen inspectiecertificaten 
  • zij checken de certificaten voordat de goederen in het vrije handelsverkeer kunnen worden gebracht.
     
• Douane:
  • zij heeft toegang tot alle inspectiecertificaten (gelinkt aan het desbetreffende punt van binnenkomst/point of entry).
• Europese Commissie :
  • zij houdt het algemeen toezicht.

3. 2  Account aanmaken

Om in TRACES te kunnen werken, vraagt u eerst een eigen persoonlijk EU-login-account aan. Een account kan niet aangevraagd worden op naam van een groep of een bedrijf. Iedere gebruiker heeft een eigen persoonlijke account nodig.

• Stap 1: dit is een algemene toegang nodig om EU-toepassingen te kunnen gebruiken
• Stap 2: registreer in TRACES, creëer uw bedrijf met de juiste rol en koppel uw account hieraan.
• Stap 3: de aanvragen worden gecontroleerd en gevalideerd door het Departement Landbouw en Visserij of in geval van gecertificeerde bedrijven: door het controleorgaan, waarbij het bedrijf is aangesloten.
• Stap 4: inloggen in TRACES kan via de inlogpagina van TRACES.

Alle te volgen stappen staan beschreven op de pagina van de Europese Commissie.

Voor vragen neemt u contact op met:

• het Departement Landbouw en Visserij via importbio@lv.vlaanderen.be
• of uw contactpersoon bij uw controleorgaan.

4. Creëren van een elektronisch inspectiecertificaat of een COI

Elektronische verificatie

Als het certificaat is afgeleverd/ondertekend door het controleorgaan van de exporteur, verandert de status van  naar

Vooraleer goederen in het vrije verkeer kunnen gebracht worden dient u via import@lv.vlaanderen.be een verzoek tot verificatie te sturen, enkel voor goederen die in Vlaanderen in het vrije verkeer zullen gebracht worden.  Vermeld het referentienummer van het COI: (COI.AB.2018.1234567) in het onderwerp van de mail. Voeg hierbij een kopie van de factuur/transactiedocumenten en een transportdocument vanuit het derde land naar België, wanneer deze niet werden opgeladen bij ‘bewijsstukken, onder vak 17).

Eens een COI werd ondertekend in vak 30 kunnen geen aanpassingen meer gebeuren.  Certificaten kunnen tijdig worden aangeboden maar moeten correct en volledig worden aangeboden:

• weet zeker dat de goederen onmiddellijk in het vrije verkeer zullen gebracht worden;
• vak 23 aanvullen met de gegevens van het douane-opslagdocument wanneer de goederen even of voor langer tijd in opslag gaan.
• waar de goederen ingeklaard worden, en de correcte locatie in vak 10 kan worden vermeld;
• dat de volledige partij of in deelpartijen zal worden ingeklaard (aanvinken voor extracten/uittreksels onderaan vak 24 van de COI)
• wanneer de goederen toekomen op de grenscontrolepost of het punt van vrijgave voor het vrije verkeer om vak 20 correct aan te vullen.

Zodra het certificaat getekend is in vak 30, krijgt het de status . U ontvangt een e-mail met de bevestiging en een kopie van het ondertekend certificaat.

De eerste ontvanger heeft nu pas toegang tot het COI. en moet, nadat hij bij ontvangst het product heeft gecontroleerd alsook de sluiting van de verpakking of recipiënt/container, etikettering etc. heeft geverifieerd, vak 31 ondertekenen.

Let op: Het Departement Landbouw en Visserij checkt enkel certificaten voor zendingen die in het vrije verkeer worden gebracht via een Vlaams douanekantoor.

5. Aanmaken van extracten

5.1 Splitsen van zendingen

In sommige gevallen kiest men ervoor om een zending te splitsen. Bijvoorbeeld indien de goederen bestemd zijn voor meer dan één eerste geadresseerde of wanneer de goederen op verschillende tijdstippen in het vrije verkeer worden gebracht. Dan moet ook het bijhorende inspectiecertificaat ‘gesplitst’ worden en moeten ‘extracten’ gecreëerd worden.

Meer uitleg op vind je hier of hier: extract en richtsnoeren

5.2 Basis voor uittreksel

Een splitsing van een zending moet worden aangegeven op het moeder-COI in vak 24 (aanvinkvakje met "Vrij te geven in gedeelten (basis voor uittreksel).

Dit vakje dient aangevinkt te worden door de importeur of de voor de zending verantwoordelijke exploitant. U verwijs eveneens in de begeleidende mail hiernaar om misverstanden te vermijden.  Eens dat vak 30 werd ondertekend kunnen geen wijzigingen meer worden aangebracht en dus ook niet meer worden aangevinkt.

Wanneer het COI wordt geverifieerd wijzigt de status naar “Basis voor uittreksel’.

Van deze COI kunnen vervolgens verschillende uittreksels gecreëerd worden. Zo kan de importeur of de voor de zending verantwoordelijke exploitant, maar enkel indien vermeld op het ‘basis voor uittreksel’ (uit vak 19), uittreksels aanmaken.

Let op: bij het aanmaken van een ‘basis voor uittreksel’ moeten de gegevens in vak 10 (land van bestemming) en vak 12 (eerst ontvanger) ook ingevuld zijn.

5.3 een zending splitsen in batches

Het COI heeft na het ondertekenen van vak 30 de status:                  

Pas dan kan de importeur of de RFL de lading splitsen en uittreksels aanmaken op het “basis voor uittreksel”.

• Stap 1: tik in het zoekveld voor certificaten in TRACES NT het COI nummer in. Klik dan op ‘geavanceerd zoeken’ en selecteer de status ‘Basis voor uittreksel’. Klik op zoeken.
   
• Stap 2: klik op het COI nummer waarop u een uittreksel wil aanmaken
• Stap 3: het COI ‘basis voor uittreksel” wordt geopend
• Stap 4: klik op het vak ‘uittreksel maken opstarten’ rechts onderaan het scherm
  
• Stap 5: De informatie uit de vakken van “het basis voor uittreksel” worden gekopieerd en de status is hier ‘unsaved’.
  
• Stap 6: De in te vullen vakken worde in een andere keur (geel) weergegeven:
  • Vak 10: "de ontvanger" voor wie de deelpartij bestemd is
  • Vak 11: vul het aantal pakketten en het nettogewicht van de lading aan
• 
  • Indien dit niet het eerste uittreksel is, zal het systeem u informeren over de hoeveelheid die al werd (op)gebruikt door de andere extracten, door met cursor boven op het nettogewicht van het uittreksel te zweven.
• Stap 7: klik ten slotte op het vak ‘indienen ter bekrachtiging .
• 

Vanaf hier volgt het uittreksel dezelfde flow als voor het COI.  Goederen die in Vlaanderen in het vrije verkeer worden gebracht dient u het uittreksel aan te melden bij het Departement Landbouw en Visserij ter controle en ondertekening via import@lv.vlaanderen.be.  Vermeld het referentienummer van het extract: (COI.XX.2023.1234567/X) in het onderwerp van de mail. 

Voeg het factuur/orderbevestiging of een ander officieel document toe in de mail waaruit blijkt dat de goederen verhandeld worden als deze gegevens niet werden opgeladen bij het uittreksel.

Het uittreksel krijgt na controle en ondertekening vervolgens de status 'To be released as organic' waarop de eerste ontvanger het extract in TRACES NT kan raadplegen en ondertekenen na ontvangst van de goederen.

5.4 Opgebruikte moedercertificaten

Zodra de hoeveelheid op het COI is opgebruikt, kunnen er geen uittreksels meer worden aangemaakt en vraagt u per mail aan het Departement Landbouw en Visserij via import@lv.vlaanderen.be het “basis voor uittreksel” te markeren als ‘depleted’ (uitgeput) en krijgt het vervolgens de status:

De importeur, eerste ontvanger, RFL kan het COI nog steeds raadplegen in TRACES NT, maar kunnen geen nieuwe uittreksels meer worden aangemaakt.

Weet dat:

• goederen die geëxporteerd worden geen extract kan en mag voor worden aangemaakt;
• bij sommige goederen (koffie, cacaobonen, …) het gewicht omwille van temperatuurschommelingen kan schommelen;

dat ook hier het “basis voor uittreksel” op het einde dient afgesloten ‘depleted te worden ook al staat een beperkt gewicht nog op het ”basis voor uittreksel.

Bronnen/opmerkingen:

1. Gedelegeerde verordening (EU) 2021/2306 van de Commissie van 21 oktober 2021 tot aanvulling van Verordening (EU) 2018/848 van het Europees Parlement en de Raad met regels betreffende de officiële controles van zendingen biologische producten en omschakelingsproducten die bestemd zijn voor invoer in de Unie en betreffende het inspectiecertificaat
2. Uitvoeringsverordening (EU) 2021/2307 van de Commissie van 21 oktober 2021 tot vaststelling van regels betreffende documenten en kennisgevingen die vereist zijn voor biologische en omschakelingsproducten die bestemd zijn voor invoer in de Unie 
3. Met uitzondering van producten afkomstig van Zwitserland, Noorwegen en IJsland. Voor import uit die landen is er geen COI vereist.