Bio voor importeurs

Op deze pagina:

• 'Organic', 'bio', 'biologisch is een wettelijk beschermde benaming
• Traces
• Wat is een COI?
• Hoe meld ik een zending aan bij het Agentschap Landbouw en Zeevisserij?
• Wie vult of past welke vakken aan van het bio- inspectiecertificaat (COI) ?
• Definities en termen
• Account in Traces - activiteiten - registreren - up-to-date houden
• Samengevat
• Contact

‘Organic', ‘bio’, ‘biologisch’ is een wettelijk beschermde benaming

De term "bio" is: wettelijk beschermd. Enkel gecontroleerde bedrijven mogen er gebruik van maken. De biologische productiemethode valt immers onder een strikte reglementering. Wil u biologische producten produceren, verwerken, opslaan, invoeren of verhandelen, dan moet u uw onderneming laten controleren en certificeren door een erkend controleorgaan. 
Voor meer informatie in verband met de controle en certificering van bedrijven: Kennisgeving | Landbouw en Zeevisserij
Wil u bovendien goederen in de EU importeren uit een niet-EU land, dan gelden bijkomende verplichtingen:
Goederen afkomstig uit derde landen dienen steeds vergezeld te gaan van een individueel en geldig bio-inspectiecertificaat (certificate of inspection, hierna COI genoemd). Dit document wordt afgegeven via Traces.
Ook wanneer op een of andere manier wordt verwezen naar ‘organic’, ‘bio’, ‘biologisch’:

• Op de documenten (facturen, paklijsten, vervoersdocumenten);
• Op de etiketten van alle type levensmiddelen, alsook voor primaire landbouwproducten, zaaizaad, veevoeder en aquacultuurproducten;
• Code C644 (wat staat voor biologisch) op het douanedocumenten wordt vermeld

Let wel: deze verplichting geldt enkel voor volgende categorieën van producten:

1. onverwerkte planten en plantaardige producten, met inbegrip van zaden en ander plantaardig teeltmateriaal;
2. dieren en onverwerkte dierlijke producten;
3. algen en onverwerkte aquacultuurproducten;
4. verwerkte landbouwproducten, waaronder aquacultuurproducten, voor gebruik als levensmiddel;
5. diervoeders;
6. wijn;
7. andere in bijlage I bij Verordening (EU) 2018/848 opgenomen of niet onder de voorgaande categorieën vallende producten:
   • als levensmiddel of diervoeder gebruikte gist,
   • maté, suikermaïs, wijnrankbladeren, palmharten, hopscheuten en andere soortgelijke eetbare delen van planten en daaruit geproduceerde producten
   • zeezout en andere zouten voor levensmiddelen en diervoeders
   • cocons van zijderupsen, geschikt om te worden afgehaspeld
   • natuurlijke gommen en harsen
   • bijenwas
   • etherische oliën
   • kurken (stoppen) van natuurkurk
   • niet geperst en zonder bindmiddelen
   • katoen, niet gekaard of gekamd
   • wol, niet gekaard of gekamd
   • ongelooide en onbehandelde huiden
   • traditionele kruidenpreparaten op basis van planten als levensmiddel.

Traces

Staat voor TRAde Control and Expert System en is een online elektronisch systeem van de Europese Commissie en wordt gebruikt voor certificaten/wettelijke verplichtingen voor zowel handel binnen de EU als voor import van dierlijke producten, voedsel, veevoeder en planten van buiten de EU. Het systeem biedt de nodige garanties waaronder, betere tracering, minder fraude, om de integriteit van de in TRACES ingevoerde informatie te beschermen en is 24 uur op 24 toegankelijk.

Meer informatie over Traces vindt u hier: 

• TRACES - Food Safety - European Commission
• TRACES NT Documentation
• Documents/Certificates
• Inloggen - TRACES NT

Wat is een COI?

Een COI (bio-inspectiecertificaat) is een officieel document, dat vóór vertrek, voor elke bio zending uit een derde land wordt afgeven door een erkend controleorgaan. Het COI toont aan dat de zending geverifieerd werd voor vertrek van de goederen, door een officiële controle-instantie en kan enkel afgegeven worden via Traces.
Let op: enkel erkende controleorganen kunnen COIs afgeven.
De lijst met erkende controleorganen, per land en productcategorie vindt u hier:

• Derde landen die zijn erkend volgens het principe van gelijkwaardigheid, namelijk: Argentinië, Australië, Canada, Costa Rica, Israël, India, Japan, Korea, Tunesië, Verenigde staten. Verordening 2021/2325.
• Specifiek voor landen waarmee een handelsovereenkomst werd afgesloten, namelijk Verenigd Koninkrijk, Zwitserland en Chili: agreements with Chile, Switzerland and the UK.
• Controleorganen die erkend zijn volgens overeenstemming (compliance) Verordening 2021/1378
• Of via European Commission - Agriculture - OFIS - Home 

Let op: per land en/of per controleorgaan gelden er beperkingen wat betreft productcategorie en oorsprong.

Hoe meld ik een zending aan bij het Agentschap Landbouw en Zeevisserij?

1. Stuur tijdig (+/- 3 dagen) voor aankomst van de zending een e-mail naar importbio@lv.vlaanderen.be;
2. Vermeld in het onderwerp van de e-mail het referentienummer van het bio inspectiecertificaat (COI.XY.2023.1234567);
3. Zorg ervoor dat volgende vakken correct en volledig zijn ingevuld vooraleer certificaten worden aangeboden.
   • Vak 10: Grenscontrolepost of Punt van vrijgave?
     • Grenscontrolepost
       • Enkel voor goederen die een Gemeenschappelijk Gezondheidsdocument (GGB (CHED)) / FAVV controle vereisen;
       • De dichtstbijzijnde grenscontrole post daar waar de goederen in de EU toekomen.
     • Punt van vrijgave / Point release of free circulation
       • De effectieve plaats, adres waar de goederen zich fysiek bevinden op het ogenblik dat ze in het vrije verkeer worden gebracht;
       • Deze punten worden benoemd door het Agentschap Landbouw en Zeevisserij. Deze punten moeten toegankelijk zijn om desgevallend een fysieke bio-controle uit te voeren;
       • De lijst met punten van vrijgave vindt u in deze tabel: 'Lijst met punten van vrijgave'.
       • Om een nieuwe locatie toe te voegen neem je contact op via importbio@lv.vlaanderen.be.
   • Voeg volgende bewijsstukken toe (opladen in Traces)
     • Een geactualiseerd transportdocument (geen ‘draft’)
     • factuur/facturen
     • paklijst 
     • analyseverslagen (indien beschikbaar)
   • Vak 17 is een verplicht in te vullen vak

   • Indien de zending ook een CHED-document voor binnenkomst in de EU vereist, dan moet in de COI een link gelegd worden naar dat CHED-document: 

     • In vak I.9 van de CHED moet u via de knop ‘add certificate reference’, het overeenstemmende bio-inspectiecertificaatnummer aanvinken uit de keuzemenu.

       Als het certificaat niet terug te vinden is, moet u aan de invoerder vragen om toegevoegd te worden aan de COI in vak 19 (voor de zending verantwoordelijke exploitant). Met die rol heeft u toegang tot de COI in Traces en kan u de link tussen beide certificaten creëren.

       Beschikt u nog niet over een account met activiteit ‘voor de zending verantwoordelijke exploitant’ kan u een aanvraag indienen in Traces, waarna deze aanvraag moet worden goedgekeurd door de desbetreffende instantie.

     • In vak I.31 bij ‘soort product’, moet u de optie ‘organic’ aanduiden

      

   • Vak 20: De exacte datum wanneer de goederen toekomen op de grenscontrolepost of het punt van vrijgave;
   • Vakken 21 en 22: Worden enkel aangevuld wanneer u wenst dat de overeenstemmings- en materiële controles (sanitaire of fytosanitaire controle) worden verlegd naar een controlepunt. Ook dient vak I.20 van de CHED worden aangevuld;
   • Vak 23: Wordt ingevuld wanneer de goederen in een entrepotregeling worden geplaatst. Vul de locatie van het entrepot alsook het nummer van het douanedocument voor opslag in.
   • Vak 24:
     • Vrij te geven in gedeelten (basis voor uittreksel)’ wordt aangevinkt voor goederen die in deelpartijen worden ingeklaard;
     • Vermeld de exacte locatie van de eerste ontvanger die de goederen in ontvangst neemt. 
4. Het Agentschap Landbouw en Zeevisserij voert minstens een documentaire controle uit die kan aangevuld worden met controles ter plaatse:
   • Een overeenstemmingscontrole en, of;
   • Monstername:
     • bio goederen worden geselecteerd door het Agentschap Landbouw en Zeevisserij omwille van uiteenlopende factoren waaronder, volume van de zending, resultaten van voorgaande onderzoeken, steekproeven, risico, …;
     • dient op een veilige bio-gecertificeerde locatie plaats te vinden, rekening houdend met, de aard van de goederen (verpakkingen, bulk, diepvriesproducten, …);
     • type analyse hangt af van de producten en/of oorsprong.
     • wordt uitgevoerd door een erkend bio-controleorgaan.
     • zowel de monstername als de analyse zijn op kosten van de marktdeelnemer;
5. Nadat de resultaten van de controle, alsook de analyseverslagen in geval van monstername, beschikbaar zijn, beslist het Agentschap Landbouw en Zeevisserij over de zending door vak 30 te ondertekenen. De beslissing wordt ook via e-mail meegedeeld.
6. Vervolgens, afhankelijk van het type goederen:
   • Kan de zending gesplitst worden wanneer in vak 24 ‘Vrij te geven in gedeelten ‘werd aangeduid;
   • De CHED worden afgewerkt door het FAVV.
7. Pas dan kunnen de goederen overgebracht worden naar de eerste ontvanger die:
   • De zending telkens fysiek controleert bij ontvangst en de sluiting van de verpakking of recipiënt/container, etikettering verifieert en of deze overeenstemt met de informatie op het COI en ;
   • In vak 31 wordt de correcte optie aangevinkt of de fysieke controle van de goederen overeenstemt met de informatie op het certificaat. Vervolgens wordt de COI ondertekend door de eerste ontvanger.
   • In geval van twijfel over de zending, moet u steeds uw bio-controleorgaan op de hoogte brengen.

Let op: u kan pas overgaan tot het ondertekenen van vak 31, nadat de CHED werd afgewerkt (indien van toepassing) en nadat de goederen in het vrije verkeer werden gebracht.

Wie vult of past welke vakken aan van het bio- inspectiecertificaat (COI)?

• Vakken 1 tot en met 18: De vakken 1 tot 17 kunnen ingevuld worden door de importeur, de exporteur of door het controleorgaan van de exporteur. Het is het controleorgaan van de exporteur (in het niet-EU-land) die de nodige controle(s) uitvoert en oordeelt dat de zending kan geëxporteerd worden naar de EU door vak 18 te ondertekenen vooraleer de goederen het derde land verlaten;
  Tip: vak 10 kan geactualiseerd worden door de importeur, nadat vak 18 getekend is.
  Vakken 13, 14, 15 en 17 kunnen enkel door het controleorgaan geactualiseerd worden nadat vak 18 werd getekend, 
  Let op: vakken 14/15 (ingeval van containers) en vak 17 zijn verplicht
• Vak 19: Wordt certificaat per certificaat ingevuld door de importeur;
• Vakken 20 tot en met 24: Worden ingevuld door de importeur, of indien van toepassing door de ‘voor de zending verantwoordelijke exploitant’ (aangeduid in vak 19).
  TIP: Deze vakken kunnen worden geactualiseerd nadat vak 18 getekend is
• Vakken 25 tot en met 30: Worden ingevuld door de bevoegde autoriteit. Voor zendingen die via Vlaanderen worden geïmporteerd is dit het Agentschap Landbouw en Zeevisserij.
• Vak 31: Wordt ingevuld door de eerste ontvanger -> gelinkt aan vak 24

Definities en termen

Volgens de Verordening 2021/2307 definieert deze actoren namelijk als volgt:

• “Importeur”: een in de Unie gevestigde en aan het in Verordening (EU) 2018/848 bedoelde controlesysteem onderworpen natuurlijke of rechtspersoon die, zelf of via een vertegenwoordiger, de zending voor vrijgave voor het vrije verkeer in de Unie aanbiedt;
• “Voor de zending verantwoordelijke exploitant”, ook wel ‘RFL’: voor de doeleinden van artikel 6, lid 4, van Gedelegeerde Verordening (EU) 2021/2306 en Gedelegeerde Verordening (EU) 2019/2123 van de Commissie ( 3 ), hetzij de importeur of een in de Unie gevestigde natuurlijke of rechtspersoon die de zending namens de importeur aanbiedt aan de grenscontrolepost;
• “Eerste ontvanger”: een in de Unie gevestigde en aan het in Verordening (EU) 2018/848 bedoelde controlesysteem onderworpen natuurlijke of rechtspersoon aan wie de zending wordt geleverd door de importeur na de vrijgave voor het vrije verkeer en die deze in ontvangst neemt voor verdere bereiding en/of afzet;
• “Ontvanger”: een in de Unie gevestigde en aan het in Verordening (EU) 2018/848 bedoelde controlesysteem onderworpen natuurlijke of rechtspersoon aan wie de partij die is verkregen door opsplitsing van een zending wordt geleverd door de importeur na de vrijgave voor het vrije verkeer en die deze in ontvangst neemt voor verdere bereiding en/of afzet;
• “Zending”: een zending, in de zin van artikel 3, punt 37, van Verordening (EU) 2017/625 van het Europees Parlement en de Raad ( 4 ), van producten die bestemd zijn om in de Unie als biologische of omschakelingsproducten in de handel te worden gebracht; in het geval van biologische en omschakelingsproducten die zijn vrijgesteld van officiële controles aan grenscontroleposten overeenkomstig Gedelegeerde Verordening (EU) 2021/2305 van de Commissie ( 5 ), wordt onder “zending” echter verstaan een hoeveelheid producten van een of meer codes van de gecombineerde nomenclatuur die onder één enkel inspectiecertificaat valt en met hetzelfde vervoermiddel en uit hetzelfde derde land wordt ingevoerd.
  • COI = Bio-inspectiecertificaat
  • Basis voor uittreksel = moedercertificaat
  • Uittreksel = extract
  • Uitgeput = depleted
  • PRFC = Point of Release For Free Circulation = punt van vrijgave voor het vrije verkeer
  • BCP = Border Control Post = GCP: Grens Controle Post
  • RFL = Voor de zending verantwoordelijke exploitant
  • CHED = GGB (Gemeenschappelijk Gezondheidsdocument van binnenkomst - (FAVV))

Account in Traces - activiteiten – registreren - up-to-date houden

Registreren

Wil u een account aanmaken voor uw bedrijf in Traces dient u te beschikken over een bedrijfs-bio-certificering (n.v.t. ‘voor de zending verantwoordelijke exploitant (RFL)). Neem contact op met uw controleorgaan om uw aanvraag in Traces te valideren.

De gebruikers van uw bedrijf dienen zichzelf te registreren in Traces (een user account aan te maken) en te linken aan het bedrijf waarna de administrator van de account deze aanvragen goedkeurt. Hoe u een account aanmaakt is terug te vinden op de documentatie site van de Europese Commissie.

Account in Traces

Traces wordt eveneens gebruikt voor het beheer van bio-bedrijfscertificaten gekoppeld aan de OOC accounts (Organic Operator Certificates).

Enkel gecertificeerde bedrijven, die beschikken over een ‘Organic Operator identifier’ en een bedrijfscertificaat kunnen geselecteerd worden voor de opmaak van een COI. 

Hieronder vindt u per vak de verplichte activiteiten waarover de marktdeelnemer dient te beschikken

Up-to-date houden

Aan de accounts in Traces kunnen één of meerdere gebruikers (grijze icoon) worden gekoppeld waarvan één of meerdere als administrator (blauwe icoon) kunnen optreden.

De administrator heeft de verantwoordelijkheid om de gebruikers gekoppeld aan zijn/haar account up-to-date te houden.

Collega’s die niet meer werkzaam zijn in het bedrijf of de Traces-toepassing niet meer gebruiken dienen steeds verwijderd te worden uit de Traces-account.

Mochten er problemen voordoen met het aanpassen, verwijderen of toevoegen van gebruikers neem contact op met importbio@lv.vlaanderen.be of met uw bio-controleorgaan (TüV Nord Integra, Certisys of Foodchain ID), 

Samengevat

• Biologische zendingen die door het Agentschap Landbouw en Zeevisserij dienen ondertekend te worden, +/- 3 dagen voor aankomst via importbio@lv.vlaanderen.be dienen aangeboden te worden voor ondertekening van vak 30;
• Vakken 13, 14/15, 16 en 17 van het COI kunnen binnen de 10 dagen na het ondertekenen van vak 18 nog aangevuld of aangepast worden door het controleorgaan van het derde land, op basis van de definitieve vervoersdocumenten. Indien nodig kunnen zij het certificaat vervangen;
• Het controleorgaan van de exporteur is verplicht om de zending documentair en eventueel fysiek te controleren VOORALEER, de goederen verscheept worden en moet het COI getekend worden (vak 18) VOORDAT de goederen het land van export verlaten. Zendingen die niet aan deze voorwaarde voldoen verliezen bij aankomst in de EU hun bio-status en wordt het COI getekend (vak 30) als "To be released as non-organic";
• Vak 30 steeds dient ondertekend te zijn vooraleer de goederen in het vrije verkeer mogen gebracht worden. Zendingen die niet aan deze voorwaarde voldoen verliezen bij aankomst in de EU hun bio-status en wordt het COI getekend (vak 30) als "To be released as non-organic";
• Het ondertekenen van vak 31, zonder dat aan bovengenoemde voorwaarden voldaan werd, leidt tot een corrigerende maatregel (sanctie) opgelegd door het bio- controleorgaan.
• Weet dat het Agentschap Landbouw en Zeevisserij enkel verantwoordelijk is voor het verifiëren en ondertekenen van de bio-inspectiecertificaten (vak 30) voor goederen die worden aangeboden in grenscontroleposten en punten van vrijgave in het Vlaamse Gewest.
• De betrokken importeur en (eerste) ontvanger moeten gevestigd zijn in de EU. Dit wil zeggen dat zendingen voor Zwitserse importeurs en/of (eerste) ontvangers niet aanvaard worden door de bevoegde autoriteit, in Vlaanderen door het Agentschap Landbouw en Zeevisserij;

Contact

Voor vragen kan u steeds terecht via importbio@lv.vlaanderen.be of via 0032 (0) 2 214 48 89 op werkdagen van 9u tot 12u en van 13u30 tot 16 u