Biologische landbouw

Import

Op deze pagina:

Hoe meld ik een zending aan bij het Departement Landbouw en Visserij?

  1. Stuur tijdig en voor aankomst van de zending een e-mail naar importbio@lv.vlaanderen.be
  2. Vermeld in het onderwerp van de e-mail het referentienummer van het inspectiecertificaat (COI.XY.2023.1234567)
  3. Zorg dat minstens een geactualiseerd transportdocument (en) en factuur bijgevoegd zijn. Ofwel bij het inspectiecertificaat (COI) in Traces of in e-mail.
  4. Het Departement Landbouw en Visserij voert minstens een documentaire controle uit. Deze kan aangevuld worden met een fysieke controle en/of staalname.
  5. Na controle, beslist het Departement Landbouw en Visserij over de zending (vak 30). U wordt per e-mail geïnformeerd over de beslissing.
  6. Vervolgens kan, afhankelijk van het type goederen (zie Het bio-inspectiecertificaat - Belangrijk):
    • De zending gesplitst worden (extracten!), en/of
    • Het Gemeenschappelijk gezondheidsdocument voor binnenkomst (CHED) afgewerkt worden door het FAVV. ! Vergeet niet de COI in Traces te linken aan de CHED!, en/of
    • kunnen de goederen in het vrije verkeer worden gebracht.
  7. Daarna kunnen de goederen vervoerd worden ontvangen en gecontroleerd door de eerste ontvanger (vak 31)
     

Afkortingen - Definities

  • COI: bio-inspectiecertificaat
    • Uittreksel = extract
    • Basis voor uittreksel = moedercertificaat
    • Uitgeput = depleted
  • PRFC: point of release for free circulation = punten van vrijgave voor het vrije verkeer
  • BCP: border control post = GCP: Grenscontrolepost
  • RFL: verantwoordelijke voor de lading = de voor de lading verantwoordelijke exploitant
  • CHED = GGB: Gemeenschappelijk gezondheidsdocument van binnenkomst (FAVV)

Account in Traces – registreren - up-to-date houden !!!

Up-to-date houden

Aan de accounts in Traces kunnen één of meerdere gebruikers (grijze icoon) worden gekoppeld waarvan één of meerdere als administrator kunnen optreden.  Herkenbaar door het blauwe icoontje achter de naam.

De administrator heeft de verantwoordelijkheid om de gebruikers gekoppeld aan zijn/haar account up-to-date te houden.

Collega’s die niet meer werkzaam zijn in het bedrijf of de Traces-toepassing niet meer gebruiken dienen steeds verwijderd te worden uit de Traces-account.

Weet dat:

  • Een mailadres dat niet meer wordt gebruikt/afgesloten werd in uw bedrijf, hiermee nog steeds kan ingelogd worden in Traces !!!
  • Bij het deleten van de gebruiker de rechten van de gebruiker volledig verdwijnen
  • Bij het schorsen van de gebruiker, de gebruiker nog beperkte toegang heeft
  • Wanneer u toegang verleent aan een andere marktdeelnemer/bedrijf voor opvolging van dossiers zij eveneens inzage hebben in alle gegevens van uw bedrijf en uw klanten!!!  Denk aan de privacy van gegevens!!!
  • Wanneer een algemeen e-mailadres van uw bedrijf wordt vermeld in uw account in Traces de naam van de verantwoordelijke van uw account moet vermeld worden onder "Volledige naam" (zie schermafbeelding: "Gebuikers")

Mochten er problemen voordoen met het aanpassen, verwijderen of toevoegen van gebruikers neem contact op met importbio@lv.vlaanderen.be

Registreren

Wil u een account aanmaken voor uw bedrijf in Traces dient u te beschikken over een bedrijfs-bio-certificering (n.v.t. voor ‘de voor de zending verantwoordelijke exploitant (RFL)).  Neem contact op met uw controleorgaan om uw aanvraag in Traces te valideren.
De gebruikers van uw bedrijf dienen zichzelf te registreren in Traces en te linken aan het bedrijf waarna de administrator van de account deze aanvragen dient goed te keuren.Hoe u een account aanmaakt is terug te vinden op de documentatie site van de Europese Commissie.

‘Organic', ‘bio’, ‘biologisch’ is een wettelijk beschermde benaming

Wanneer bij import uit derde landen wordt verwezen naar ‘organic’, ‘bio’, ‘biologisch’:

  • de documenten (facturen, paklijsten, vervoersdocumenten) en/of
  • de etiketten van alle type levensmiddelen, alsook voor primaire landbouwproducten, zaaizaad, veevoeder en aquacultuurproducten en of
  • code C644 (wat staat voor biologisch) in vak 44 van de douanedocumenten wordt vermeld 

deze goederen steeds moeten beschikken over een geldige COI in Traces.

Het bio-inspectiecertificaat - Belangrijk

Meer uitleg over beide documenten vindt u hier:

Afhankelijk welke goederen geïmporteerd worden moet in vak 10 een grenscontrolepost of een punt van vrijgave worden vermeld:
 

In vak 20 vermeldt u het verwachte tijdstip van aankomst aan de grenscontrolepost of het punt van vrijgave voor vrije verkeer -> dit is een verplicht in te vullen vak.

COI enkel voor importeurs en (eerste) ontvangers in de EU

 

Link tussen het Gemeenschappelijk gezondheidsdocument van binnenkomst (CHED) en het bio-inspectiecertificaat (COI)

Bio goederen die een gemeenschappelijk gezondheidsdocument van binnenkomst (CHED-document) vereisen bij import, moet de desbetreffende CHED in Traces gelinkt worden met het COI:

  • In vak I.9  van de CHED moet u via de knop ‘add certificate reference’, het overeenstemmende bio-inspectiecertificaatnummer aanvinken uit de keuzemenu.
    Indien het certificaat niet terug te vinden is, moet u aan de invoerder vragen om toegevoegd te worden aan de COI in vak 19 (voor de zending verantwoordelijke exploitant). Met die rol heeft u toegang tot de COI in Traces en kan u de link tussen beide certificaten creëren.

    Beschikt u nog niet over een account met activiteit ‘voor de zending verantwoordelijke exploitant’ kan u een aanvraag indienen in Traces, waarna deze aanvraag moet worden goedgekeurd door de desbetreffende instantie.
     

  • In vak I.31 bij ‘soort product’, moet u de optie ‘organic’ aanduiden

vak I.9 begeleidende documenten

vak I.31: omschrijving producten

Weet dat

  • Het COI door het Departement Landbouw en Visserij moet ondertekend zijn in vak 30, vooraleer de CHED kan worden afgewerkt.
  • De CHED niet meer kan afgewerkt worden wanneer het COI in vak 31 werd ondertekend voor ontvangst van de goederen.  
  • De eerste ontvanger kan vak 31 pas ondertekenen nadat:
    • Het FAVV de controle op de veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, de plantengezondheid en de dierengezondheid in de grenscontrolepost heeft afgerond en de CHED gevalideerd is
    • De goederen in het vrije verkeer werden gebracht
    • Hij de goederen fysiek heeft ontvangen en geverifieerd.

Het ondertekenen van vak 31, zonder dat aan bovengenoemde voorwaarden voldaan werd, leidt tot een corrigerende maatregel (sanctie) opgelegd door het bio- controleorgaan. 

Hoe u een CHED creëert in Traces kan u terug vinden op de documentatie site van de Europese Commissie

Vak 10 van het certificaat – Grenscontrolepost of Punt van vrijgave

Weet dat het Departement Landbouw en Visserij verantwoordelijk is voor:

  • de documentaire en fysieke bio-controles;
  • het verifiëren en ondertekenen van de bio-inspectiecertificaten (vak 30);
    voor goederen die worden aangeboden in grenscontroleposten en punten van vrijgave in het Vlaamse Gewest.

Dieren en goederen die bij import onderhevig zijn aan een controle op de veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, de plantengezondheid en de dierengezondheid --> moeten via een grenscontrolepost: 

  • Voor dergelijke producten duidt u ('importeur' of 'de voor de zending verantwoordelijke exploitant' uit vak 19) in vak 10 van het inspectiecertificaat de desbetreffende grenscontrolepost aan 
  • De biocontrole en de verificatie van het COI dienen te gebeuren bij binnenkomst in de EU en voor de controle van het CHED.
  • In vak I.31 van het CHED vermeldt u ‘type organic’ en in vak I.9 de link naar het COI.
  • Vervolgens kan het FAVV het CHED afwerken in Traces.

Bioproducten die niet onderhevig zijn aan een controle op de veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, de plantengezondheid en de dierengezondheid --> moet via punt van vrijgave (point release for free circulation:  

Een punt voor vrijgave in het vrije verkeer is de effectieve plaats of adres waar de goederen zich fysiek bevinden op het ogenblik dat ze in het vrije verkeer worden gebracht. Deze punten worden benoemd door het Departement Landbouw en Visserij die hiertoe toegang heeft om desgevallend een fysieke bio-controle uit te voeren.

Wanneer het punt van vrijgave nog niet werd opgenomen in deze lijst ('Punten van vrijgave' (versie 23.11.2023)) stuurt u een mail naar importbio@lv.vlaanderen.be met als onderwerp ‘punt van vrijgave voor het vrije verkeer in de Unie.  Vermeld in de e-mail, de naam van het bedrijf en het adres/locatie.  Vervolgens wordt uw aanvraag bevestigd, wordt de locatie opgenomen in de lijst als officieel punt van vrijgave in het vrije verkeer en kan vanaf dan deze locatie in vak 10 gekozen worden in Traces.

De bio-controle dient uiterlijk op het moment dat de goederen in het vrije verkeer worden gebracht uitgevoerd te worden.

Hoe u vak 10 kunt aanpassen vindt u in deze kleine handleiding: "Hoe vak 10 aanpassen?".

COI enkel voor importeurs en (eerste) ontvangers in de EU

Het COI is bedoeld voor de verificatie van goederen die bestemd zijn voor de EU markt.
De betrokken importeur en (eerste) ontvanger moeten gevestigd zijn in de EU.
Dit wil zeggen dat zendingen voor Zwitserse importeurs en/of (eerste) ontvangers niet door ons aanvaard worden.

Verordening 2021/2307 definieert deze actoren namelijk als volgt:

  • “importeur”: een in de Unie gevestigde en aan het in Verordening (EU) 2018/848 bedoelde controlesysteem onderworpen natuurlijke of rechtspersoon die, zelf of via een vertegenwoordiger, de zending voor vrijgave voor het vrije verkeer in de Unie aanbiedt; 
  • “voor de zending verantwoordelijke exploitant”: voor de doeleinden van artikel 6, lid 4, van Gedelegeerde Verordening (EU) 2021/2306 en Gedelegeerde Verordening (EU) 2019/2123 van de Commissie ( 3 ), hetzij de importeur of een in de Unie gevestigde natuurlijke of rechtspersoon die de zending namens de importeur aanbiedt aan de grenscontrolepost; 
  • “eerste ontvanger”: een in de Unie gevestigde en aan het in Verordening (EU) 2018/848 bedoelde controlesysteem onderworpen natuurlijke of rechtspersoon aan wie de zending wordt geleverd door de importeur na de vrijgave voor het vrije verkeer en die deze in ontvangst neemt voor verdere bereiding en/of afzet;
  • “ontvanger”: een in de Unie gevestigde en aan het in Verordening (EU) 2018/848 bedoelde controlesysteem onderworpen natuurlijke of rechtspersoon aan wie de partij die is verkregen door opsplitsing van een zending wordt geleverd door de importeur na de vrijgave voor het vrije verkeer en die deze in ontvangst neemt voor verdere bereiding en/of afzet; 
  • “zending”: een zending, in de zin van artikel 3, punt 37, van Verordening (EU) 2017/625 van het Europees Parlement en de Raad ( 4 ), van producten die bestemd zijn om in de Unie als biologische of omschakelingsproducten in de handel te worden gebracht; in het geval van biologische en omschakelingsproducten die zijn vrijgesteld van officiële controles aan grenscontroleposten overeenkomstig Gedelegeerde Verordening (EU) 2021/2305 van de Commissie ( 5 ), wordt onder “zending” echter verstaan een hoeveelheid producten van een of meer codes van de gecombineerde nomenclatuur die onder één enkel inspectiecertificaat valt en met hetzelfde vervoermiddel en uit hetzelfde derde land wordt ingevoerd.

Enkel tijdig ingediende en aangemelde COI's worden behandeld

Controle in het land van oorsprong of export

Het controleorgaan van de exporteur is verplicht om de zending documentair en eventueel fysiek te controleren VOORALEER, de goederen verscheept worden en moet het COI getekend worden (vak 18) VOORDAT de goederen het land export verlaten. 

Zendingen die niet aan deze voorwaarde voldoen verliezen bij aankomst in de EU hun bio-status en wordt het COI getekend (vak 30) als "To be released as non-organic".

Vakken 13, 14/15, 16 en 17 van het COI:

  • kunnen aangevuld of aangepast worden door het controleorgaan van het derde land, op basis van de definitieve vervoersdocumenten.
  • vooraleer het COI door de ontvangende lidstaat wordt geverifieerd in vak 30
  • ten laatste 10 dagen nadat vak 18 werd ondertekend.

Controle bij binnenkomst in de EU

Het COI moet voorgelegd worden aan en geviseerd worden (getekend in vak 30) worden door het Departement Landbouw en Visserij vooraleer de goederen in het vrije verkeer worden gebracht of toekomen via de Grenscontrolepost in Vlaanderen.

Aangezien vakken 10, 20 en 24 van het certificaat tot op het laatste ogenblik kunnen wijzigen en eens vak 30 ondertekend is er geen aanpassingen meer kunnen gebeuren, vragen wij pas certificaten aan te melden voor ondertekening, maximum 5 werkdagen vooraleer de goederen toekomen in Vlaanderen.

Inspectiecertificaten die worden voorgelegd, nadat de goederen in het vrije verkeer werden gebracht, worden als niet conform aanzien, verliezen de goederen hun biologische status en wordt het COI vervolgens getekend als ‘To be releases as non-organic’.

vak 21 en 22 aanvullen op het bio inspectiecertificaat wanneer u wenst dat overeenstemmings- en materiële controles (sanitaire of fytosanitaire controle) worden verlegd naar een controlepunt

Een exploitant kan ervoor kiezen om de overeenstemmings- en fysieke controle op een controlepunt te laten doorgaan i.p.v. op de grenscontrolepost.

Bij overbrenging naar een controlepunt voor sanitaire of fytosanitaire overeenstemmings-en materiële controle wordt vak I.20 van de GGB-D of GGB-PP alsook vak 21 en 22 van het gerelateerd bio inspectiecertificaat aangevuld door de importeur of  de ‘voor de zending verantwoordelijke exploitant” met de locatie van het controlepunt.

  • Klik in vak 21 ‘for transfer’ aan
  • Vermeld in vak 22 van het bio inspectiecertificaat hetzelfde controlepunt zoals vermeld op het GGB document in vak I.20 

Wanneer een opslagdocument wordt aangemaakt

Goederen die in douane-entrepot gaan voor even, of voor langer tijd, zal een douane-opslagdocument worden aangemaakt (IMA-J)

De gegevens van dit opslag document dienen aangevuld te worden in vak 23 van het COI vooraleer het COI wordt ondertekend in vak 30 door de importeur of de ‘voor de zending verantwoordelijke exploitant’.

Hoe u vak 23 moet invullen vindt u in deze kleine handleiding: "Hoe wordt vak 23 ingevuld?".

Extra voorwaarden voor import van bepaalde producten uit India, China, Paraguay, Sierra Leone en Peru

Net zoals in 2022, gelden er als gevolg van verschillende onregelmatigheden die werden vastgesteld in voorgaande jaren, van 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023 extra voorwaarden voor de import van bepaalde biologische producten afkomstig uit: India, China, Paraguay, Sierra Leone en Peru:

Opgelet:

  • de lijst van landen en producten is aangepast ten opzichte van vorig jaar;
  • de frequentie van bemonstering is afhankelijk van het type product;
  • de voorwaarden zijn van toepassing in heel de EU 
  • gelijkaardige maatregelen zijn van toepassing in de desbetreffende exportlanden.

De bovengenoemde producten kunnen enkel de locatie van de eerste geadresseerde verlaten, of indien van toepassing: het bounded warehouse (als bio-product) nadat er op basis van de documenten, de documentaire controle en de resultaten van de analyse (monstername) geen twijfels zijn over de bio-status van de betreffende goederen.

In onderstaande tabel vindt u de producten, met het land van oorsprong alsook het minimale staalname percentage.

Extra voorwaarden voor import van bepaalde producten uit India, China, Paraguay, Sierra Leone en Peru
Land GN-code Productnaam Aantal zendingen dat moet bemonsterd worden
China

0910.11.00

2006.00.10

 gember >10 %
China

0709.93.90 

1207.99.96

1212.99.95

 pompoenzaad >10 %
China 2304.00.00 Soja (perskoeken en andere vaste afvallen, verkregen bij de winning van sojaolie, ook indien fijngemaakt of in pellets) >10 %
China

0902.20.00

0902.40.00

 Thee >20%
India 2304.00.00 Soja (perskoeken en andere vaste afvallen, verkregen bij de winning van sojaolie, ook indien fijngemaakt of in pellets) >10 %
India

0910.30.00

1302.19.70

 kurkuma >20 %
Paraguay 1207.99.96 chia zaad >10 %
Peru

1008.50.00

1104.29.89

 quinoa >10 %
Sierra Leone 1801.00.00 cacao (bonen etc.) >10 %

Opgelet:

Ook producten afkomstig uit een van bovengenoemde landen, maar geëxporteerd via een andere derde land, vallen onder het toepassingsgebied van deze extra controles.

Voor meer informatie kan u contact opnemen met uw controleorgaan of met importbio@lv.vlaanderen.be.

Bio-inspectiecertificaten - import van bioproducten - Algemeen

Biologische producten van buiten de Europese Unie kunnen enkel met een inspectiecertificaat geïmporteerd worden. Dit gebeurt via het elektronische TRACES – systeem.

Op deze pagina vindt u:

1. Wat is een bio inspectiecertificaat (COI)?

Een COI is een officieel document, afgeven door een erkend controleorgaan in het land van export. Elke bio zending uit een derde land moet vergezeld gaan van een COI.

Het COI toont aan dat de zending geverifieerd werd voor vertrek van de goederen, door een officiële controle-instantie en kan enkel afgegeven worden via Traces.
Lees de uitleg over de verschillende vakken. hier of in het document inspectiecertificaat voor de invoer van bio

Het COI bestaat uit 31 vakken:

  • vakken 1 tot en met 18 worden ingevuld door het controleorgaan van de exporteur (in het niet-EU-land);
  • vak 19 wordt ingevuld door de importeur
  • vakken 20 tot en met 24 moeten worden ingevuld door de importeur, of indien van toepassing door de voor de zending verantwoordelijke exploitant. Waarbij in vak 20 het verwachte tijdstip vaan aankomst in de u moet ingevuld worden.
  • vakken 25 tot en met 30 worden ingevuld door de bevoegde autoriteit. Voor zendingen die via Vlaanderen worden geïmporteerd is dit het Departement Landbouw en Visserij 
  • vak 31 moet worden ingevuld door de eerste ontvanger van de goederen, nadat hij het product heeft gecontroleerd bij ontvangst en de sluiting van de verpakking of recipiënt/container, etikettering etc. heeft geverifieerd.

2. Traces

2.1 Wat is Traces?

Traces staat voor TRAde Control and Expert System. Het is een online elektronisch systeem van de Europese Commissie en wordt gebruikt voor certificaten/wettelijke verplichtingen voor zowel handel binnen de EU als voor import van dierlijke producten, voedsel, veevoeder en planten van buiten de EU. Het systeem biedt de nodige garanties om de integriteit van de in TRACES ingevoerde informatie te beschermen.

Zie ook TRACES: TRAde Control and Expert System en TRACES: protecting consumers, facilitating trade (You tube)

2.2 Waarom elektronisch?

Een elektronisch systeem biedt volgende voordelen:

  • een betere tracering;
  • minder fouten (bijv. enkel erkende controleorganen kunnen certificaten afleveren en enkel voor productcategorieën waarvoor ze erkend zijn);
  • fraude verminderen;
  • minder administratieve last;
  • accurate statistische informatie;
  • 24 uur op 24 toegankelijk
  • …

3. Toegang tot TRACES

3.1 Wie heeft toegang tot het TRACES?

  • Importeur (vak 12):
    • de natuurlijke of rechtspersoon in de Europese Unie die zelf of via een vertegenwoordiger een zending aanbrengt en die in het vrije verkeer wil brengen in de Unie;
    • moet gecertificeerd zijn door een erkend controleorgaan ;
    • kan het COI aanmaken, raadplegen, uittreksels maken en vakken 10, 19, 20 en 23 aanvullen/wijzigen.
  • Eerste ontvanger (vak 24):
    • de natuurlijke of rechtspersoon aan wie de geïmporteerde zending wordt geleverd en die ze in ontvangst neemt voor verdere bereiding en/of afzet;
    • moet gecertificeerd zijn door een erkend controleorgaan ;
    • heeft pas toegang tot het elektronisch COI, nadat het getekend is in vak 30;
    • controleert het product bij ontvangst en verifieert de sluiting van de verpakking of recipiënt/container, etikettering etc. en bevestigt deze verificatie door vak 31 van het certificaat te ondertekenen.
       
  • Voor de zending verantwoordelijke exploitant (vak 19)
    • een bedrijf dat optreedt namens de importeur. Hij bereidt douane- en andere documentatie en uitvoerende activiteiten met betrekking tot internationale zendingen voor en verwerkt die;
    • kan uittreksels van het COI maken, documenten uploaden en vakken 10, 20 en 23 aanvullen/wijzigen;
    • kan CHED linken aan het COI;
    • indien de RFL zelf geen bioproducten verhandelt of opslaat, moet hij niet gecertificeerd zijn door een erkend biocontroleorgaan.
       
  • Controleorgaan in het derde land:
    • kan het COI inleiden en MOET het ondertekenen/afleveren (vak 18).
       
  • Controleorganen van de importeurs en eerste geadresseerden:
    • zij hebben toegang tot alle certificaten gelinkt aan bedrijven die bij hen aangesloten zijn.
       
  • De gewestelijke bevoegde autoriteiten:
    • voor Vlaanderen is de bevoegde autoriteit het Departement Landbouw en Visserij;
    • zij hebben toegang tot alle certificaten gelinkt aan Belgische bedrijven of Belgische puntenvan binnenkomst ) point of entries).
    • zij verifiëren de zending, controleren en tekenen inspectiecertificaten 
    • zij checken de certificaten voordat de goederen in het vrije handelsverkeer kunnen worden gebracht.
       
  • Douane:
    • zij heeft toegang tot alle inspectiecertificaten (gelinkt aan Belgische controle punten)
       
  • Europese Commissie:
    • zij houdt het algemeen toezicht.

3. 2  Account aanmaken

Om in TRACES te kunnen werken, vraagt u eerst een eigen persoonlijk EU-login-account aan. Een account kan niet aangevraagd worden op naam van een groep of een bedrijf. Iedere gebruiker heeft een eigen persoonlijke account nodig.

Hoe u een account aanmaakt is terug te vinden op de documentatie site van de Europese Commissie

Voor vragen neemt u contact op met:

4. Creëren van een elektronisch inspectiecertificaat of een COI

Alle stappen vanaf het creëren tot het volledig afwerken van een elektronische bio-inspectiecertificaat kan u raadplegen op de documentatie site van de Europese Commissie

Delen: