Import

Op deze pagina:

Belangrijke wijzigingen vanaf 1/1/2022!

Op 1/1/2022 treedt de nieuwe bio-verordening in werking. Dit zal enkele belangrijke gevolgen hebben op de import van bio-producten: (zie hieronder).
Er zijn extra vakken opgenomen in zowel het inspectiecertificaat (coi) als het extract. Meer uitleg over beide documenten vindt u hier:

Er zijn twee procedures  om bioproducten te kunnen importeren.
Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen

Dieren en goederen die bij import onderhevig zijn aan een controle op de veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, de plantengezondheid en de dierengezondheid in een grenscontrolepost

  • voor dergelijke producten duidt u in vak 10 van het controlecertificaat de desbetreffende grenscontrolepost aan 
  • De biocontrole en de verificatie van het COI dienen te gebeuren bij binnenkomst in de EU en voor of gelijktijdig met de controle van het CHED.
  • In vak I.31 van het CHED vermeldt u  ‘type organic’ en het referentienummer van het COI.
  • Let wel: Het Departement Landbouw en Visserij blijft verantwoordelijk voor de documentaire en fysieke biocontroles, voor goederen die worden aangeboden in grenscontroleposten in het Vlaamse Gewest. Ook het verifiëren en tekenen van de controlecertificaten gebeurt door het Departement Landbouw en Visserij
  • Het FAVV kan het CHED pas vervolledigen, nadat het COI door het Departement Landbouw en Visserij gekeurd is.

Bioproducten die niet onderhevig zijn aan een controle op de veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, de plantengezondheid en de dierengezondheid in een grenscontrolepost:  

  • Voor dergelijke producten, die op het grondgebied van het Vlaamse Gewest in het vrije verkeer zullen worden gebracht, kiest u in vak 10 van het controlecertificaat het desbetreffende punt van vrijgave voor het vrije verkeer (point of release for free circulation).  
  • De bio-controle uiterlijk op het moment dat de goederen in het vrije verkeer worden gebracht. Dit is gelijkaardig aan de huidige manier van werken. 
  • Het Departement Landbouw en Visserij blijft ook hier verantwoordelijk voor de biocontrole en het viseren en tekenen van de controlecertificaten (COI). 
  • Belangrijke wijziging: u kan in vak 10 één van de hieronder vermelde 7 punten kiezen. Maar bij voorkeur geeft u per mail aan, wat het effectieve punt van vrijgave is. Vervolgens registeren we dat punt als een officieel punt voor vrijgave in het vrije verkeer, en kan het juiste punt voor vrijgave geselecteerd worden in vak 10.

vak 10 invullen

Als gevolg van de nieuwe procedure is de lay-out van het COI aangepast:

  • Het nieuwe model bestaat uit 31 vakken in plaats van 21 vakken.
  • In vak 10 (voorheen vak 9) vult u ofwel het de grenscontrolepost van binnenkomst ofwel het punt van vrijgave voor het vrije verkeer in.
  • Indien u de zending wil splitsen voor het in het vrije verkeer brengen, moet u dit aanvinken in vak 24 en moet u de naam van de eerste geadresseerde invullen.
  • De eerste geadresseerde moet, het resultaat van de door hem uitgevoerde fysieke ontvangstcontrole in vak 31 aanduiden of de zending voldoet (eerste bolletje) aan de voorwaarden of niet. Vervolgens kan vak 31 afgetekend worden. 
  • In vak 20 vermeldt u het verwachte tijdstip van aankomst aan de grenscontrolepost of het punt van vrijgave voor vrije verkeer

Punten van vrijgave voor het vrije verkeer

Tot recent kon u in vak 10 (voorheen vak 9)  de douanekantoren selecteren. Vanaf 1/1/2022 duidt u een tijdelijk punt voor vrijgave aan zoals vermeld in de tabel hieronder.
Deze zullen stelselmatig vervangen worden door de reële punten van vrijgave voor het vrije verkeer. 

Wat is een punt voor vrijgave in het vrije verkeer?

Dit is de effectieve plaats of adres waar de goederen zich fysiek bevinden op het ogenblik dat ze in het vrije verkeer worden gebracht. Deze punten worden benoemd door het Departement Landbouw en Visserij. De bijkomende voorwaarde is dat het Departement Landbouw en Visserij hiertoe toegang heeft om desgevallend een fysieke bio-controle uit te voeren. 
Indien u als bedrijf hiervoor in aanmerking wil komen: neem dan contact op met importbio@lv.vlaanderen.be:

  • vermeld in het onderwerp van de e-mail ‘punt van vrijgave voor het vrije verkeer in de Unie’.
  • Vermeld in de e-mail
    - De naam van uw bedrijf
    - Het adres van de locatie

Vervolgens bevestigen we uw aanvraag en nemen we deze locatie op als officieel punt van vrijgave in het vrije verkeer

Tijdelijke punten van vrijgave voor het vrije verkeer
Overzicht bevoegde autoriteiten
Authoriteit in vak 10 Goederen worden in het vrije verkeer gebracht of gesplitst (alvorens in het vrije verkeer gebracht te worden in
Antwerp – Organic authority Antwerpen - ELLERMANSTRAAT 21 (NOORDSTERGEBOUW)
2060 Antwerpen
Geel – Organic authority Geel- Werft (R.A.C. De werft) 65
2440 Geel
Gent – Organic authority Gent - Port Arthurlaan 14
9000 Gent
Hasselt – Organic authority Hasselt – 
RAC Hasselt
Voorstraat 43 PB 71 - BLOK E
3500 Hasselt
Tienen – Organic authority Tienen- Entrepot - Industriepark Soldatenplein Zone 2-45
3300 Tienen
Zaventem – Organic authority Zaventem
Bedrijvenzone Machelen Cargo 706
1830 Machelen (Vl.Br.)
Zeebrugge – Organic authority Zeebrugge- Minister Beernaertstraat 3
8380 Zeebrugge

 

 Brexit

Vanaf 1 januari 2021 is er een handels- en samenwerkingsovereenkomst tussen de EU en het Verenigd Koninkrijk van kracht. Specifiek voor de import van bio-producten uit het Verenigd Koninkrijk betekent dit dat

  • Uw bedrijf gecertificeerd moet zijn als importeur en/of eerste ontvanger. Neem hiervoor contact op met uw controleorgaan;
  • U moet beschikken over een gevalideerde bio-account in Traces (zie punt 3.2)
  • Elke zending, vergezeld moet gaan van een inspectiecertificaat (COI). Dit inspectiecertificaat moet worden aangemaakt in Traces en worden afgeleverd en getekend door in het VK erkend bio-controleorgaan (Biodynamic Association Certification, Organic Farmers & Growers C.I.C, Organic Farmers & Growers (Scotland) Ltd, Organic Food Federation, Quality Welsh Food Certification Ltd en Soil Association Certification Limited). 
  • Het inspectiecertificaat moet getekend zijn (in vak 18) voordat de goederen de UK verlaten. 
  • Het enkel mag gaan over 
    • onverwerkte landbouw- of aquacultuurproducten die in het VK zijn geproduceerd, 
    • of verwerkte landbouwproducten voor gebruik als levensmiddel of als diervoeder die in het VK zijn verwerkt met ingrediënten die in VK zijn geteeld of in het VK zijn ingevoerd Meer informatie over het handelsakkoord vindt u op de website van de Europese Commissie en op de website van het Britse ministerie van landbouw.

Geen papieren certificaten

Er moeten geen papieren controlecertificaten (coi’s) worden opgesteld of voorgelegd.
Voor bio-zendingen die worden binnengebracht via een grenscontrolepost of een punt voor vrijgave in het vrije verkeer in het Vlaamse Gewest, geldt enkel de digitale versie van het COI in Traces.
Deze wordt bijgevolg ook enkel elektronisch getekend door het Departement Landbouw en Visserij.
Begeleidende documenten kan u uploaden in Traces of bezorgen via e-mail aan importbio@lv.vlaanderen.be

Aandachtspunt enkel tijdig aangeleverde coi’s worden behandeld

Controle in het land van oorsprong of export

Het controleorgaan van de exporteur is verplicht om de zending documentair en eventueel fysiek te controleren VOORALEER, de goederen verscheept worden.

Het controlecertificaat moet bijgevolg getekend zijn (vak 18 van het COI)  voordat de goederen het land export verlaten. 

Zendingen die niet aan deze voorwaarde voldoen verliezen bij aankomst hun bio-status Dit wil zeggen dat het controlecertificaat wordt getekend als ‘in te klaren als conventioneel’.

Vakken 13, 14/15, 16 en 17 van de COI kunnen later verder worden aangevuld of aangepast door het controleorgaan, op basis van de definitieve vervoersdocumenten. Dit moet gebeuren voordat het controlecertificaat door de ontvangende lidstaat wordt geverifieerd in vak 20 en ten laatste 10 dagen nadat vak 18 werd ondertekend.

Controle bij binnenkomst in de EU

Het controlecertificaat moet voorgelegd worden aan en geviseerd worden (getekend in vak 30) worden door het Departement Landbouw en Visserij vooraleer de goederen in het vrije verkeer worden gebracht.

Controlecertificaten die worden voorgelegd, nadat de goederen in het vrije verkeer werden gebracht, worden als niet conform aanzien.

Dit wil zeggen dat de goederen hun biologische status verliezen. Het controlecertificaat wordt vervolgens getekend als ‘in te klaren als conventioneel’.

 

Controlecertificaten - import van bioproducten

Biologische producten van buiten de Europese Unie kunnen enkel met een inspectiecertificaat geïmporteerd worden. Dit gebeurt via het elektronische TRACES – systeem.

Op deze pagina vindt u:

1. Wat is een bio inspectiecertificaat?

Een inspectiecertificaat is een officieel document, afgeven door een erkend controleorgaan in het land van export. Elke zending uit een derde land moet vergezeld gaan van een inspectiecertificaat (3).

Het inspectiecertificaat toont aan dat de zending geverifieerd werd voor vertrek van de goederen, door een officiële controle-instantie.
Inspectiecertificaten moeten worden afgegeven via Traces.

Lees de uitleg over de verschillende vakken. Of hier inspectiecertificaat voor de invoer van bio

Het certificaat bestaat uit 31 vakken:

  • vakken 1 tot en met 18 worden ingevuld door het controleorgaan van de exporteur (in het niet-EU-land);
  • vakken 19 tot en met 24 moeten worden ingevuld door de importeur, of indien van toepassing door de voor de zending verantwoordelijke exploitant. Waarbij in vak 20 het verwachte tijdstip vaan aankomst in de u moet ingevuld worden.
  • vakken 25 tot en met 30 worden ingevuld door de bevoegde autoriteit. Voor zendingen die via Vlaanderen worden geïmporteerd is dit het Departement Landbouw en Visserij 
  • vak 31 moet worden ingevuld door de eerste ontvanger van de goederen.

Het certificaat wordt gecontroleerd en afgegeven (door de controlerende instantie in het derde land) ten laatste op het moment dat de goederen het derde land verlaten. Vervolgens wordt het certificaat aangeboden ter controle bij de betreffende autoriteit van de Lidstaat waar de goederen in het vrije verkeer worden gebracht.

2. Traces

2.1 Wat is Traces?

Traces staat voor TRAde Control and Expert System. Het is een online elektronisch systeem van de Europese Commissie en wordt gebruikt voor certificaten/wettelijke verplichtingen voor zowel handel binnen de EU als voor import van dierlijke producten, voedsel, veevoeder en planten van buiten de EU. Het systeem biedt de nodige garanties om de integriteit van de in TRACES ingevoerde informatie te beschermen.

Zie ook TRACES: TRAde Control and Expert System en TRACES: protecting consumers, facilitating trade (You tube)

2.2 Waarom elektronisch?

Een elektronisch systeem biedt volgende voordelen:

  • een betere tracering;
  • minder fouten (bijv. enkel erkende controleorganen kunnen certificaten afleveren en enkel voor productcategorieën waarvoor ze erkend zijn);
  • fraude verminderen;
  • minder administratieve last;
  • accurate statistische informatie;
  • 24 uur op 24 toegankelijk

3. Toegang tot TRACES

3.1 Wie heeft toegang tot het TRACES?

  • Importeur:
    • de natuurlijke of rechtspersoon in de Europese Unie die zelf of via een vertegenwoordiger een zending aanbrengt en die in het vrije verkeer wil brengen in de Unie;
    • een importeur moet gecertificeerd zijn door een erkend controleorgaan ;
    • een importeur kan het certificaat inbrengen, raadplegen en uittreksels maken.
       
  • Eerste ontvanger:
    • de natuurlijke of rechtspersoon aan wie de geïmporteerde zending wordt geleverd en die ze in ontvangst neemt voor verdere bereiding en/of afzet;
    • een eerste ontvanger moet gecertificeerd zijn door een erkend controleorgaan ;
    • een eerste ontvanger heeft pas toegang tot het elektronisch certificaat, nadat het getekend is in vak 30;
    • de eerste ontvanger controleert het product bij ontvangst en verifieert de sluiting van de verpakking of recipiënt/container, etikettering etc. en bevestigt deze verificatie door vak 31 van het certificaat te ondertekenen.
       
  • Voor de zending verantwoordelijke exploitant: (responsible for the load of een RFL)
    • de RFL is een bedrijf dat optreedt namens de importeur. Hij bereidt douane- en andere documentatie en uitvoerende activiteiten met betrekking tot internationale zendingen voor en verwerkt die;
    • de RFL kan uittreksels van het certificaat maken en kan ook documenten uploaden;
    • indien de RFL zelf geen bioproducten verhandelt of opslaat, moet hij niet gecertificeerd zijn door een erkend biocontroleorgaan.
       
  • Controleorgaan in het derde land:
    • kan het certificaat inleiden en MOET het ondertekenen/afleveren.
       
  • Controleorganen van de importeurs en eerste geadresseerden:
    • zij hebben toegang tot alle certificaten gelinkt aan bedrijven die bij hen aangesloten zijn.
       
  • De gewestelijke bevoegde autoriteiten:
    • voor Vlaanderen is de bevoegde autoriteit de Afdeling Inkomenssteun van het Departement Landbouw en Visserij;
    • zij hebben toegang tot alle certificaten gelinkt aan Belgische bedrijven of Belgische puntenvan binnenkomst ) point of entries).
    • zij verifiëren de zending, controleren en tekenen inspectiecertificaten 
    • zij checken de certificaten voordat de goederen in het vrije handelsverkeer kunnen worden gebracht.
       
  • Douane:
    • zij heeft toegang tot alle controlecertificaten (gelinkt aan het desbetreffende punt van binnenkomst/point of entry).
       
  • Europese Commissie :
    • zij houdt het algemeen toezicht.

3. 2  Account aanmaken

Om in TRACES te kunnen werken, vraagt u eerst een eigen persoonlijk EU-login-account aan. Een account kan niet aangevraagd worden op naam van een groep of een bedrijf. Iedere gebruiker heeft een eigen persoonlijke account nodig.

  • Stap 1: dit is een algemene toegang nodig om EU-toepassingen te kunnen gebruiken
  • Stap 2: registreer in TRACES, creëer uw bedrijf met de juiste rol en koppel uw account hieraan.
  • Stap 3: de aanvragen worden gecontroleerd en gevalideerd door het Departement Landbouw en Visserij of in geval van gecertificeerde bedrijven: door het controleorgaan, waarbij het bedrijf is aangesloten.
  • Stap 4: inloggen in TRACES kan via de inlogpagina van TRACES.

Alle te volgen stappen staan beschreven op de pagina van de Europese Commissie.

Voor vragen neemt u contact op met:

Lees meer informatie op de pagina over TRACES voor bio-import van de Europese Commissie (under construction).

4. Creëren van een elektronisch controlecertificaat of een COI

Elektronische verificatie

Als het certificaat is afgeleverd/ondertekend door het controleorgaan van de exporteur, verandert de status van beschrijving voltooid naar aangifte van afgevende instantie ondertekend

Vanaf dan kan het certificaat digitaal gecontroleerd en ondertekend worden door het Departement Landbouw en Visserij.

Het Departement Landbouw en Visserij wordt hiervan nog niet automatisch geïnformeerd. U stuurt dus best een verzoek tot verificatie naar importbio@lv.vlaanderen.be. Vermeld hierbij het referentienummer van de COI: (COI.AB.2018.1234567). Voeg hierbij een kopie van de factuur/transactiedocumenten en een transportdocument vanuit het derde land naar België. Dit is niet nodig indien de documenten al werden geüpload in TRACES (vak 17 – bewijsstukken). Voeg indien beschikbaar, een kopie van de douaneaangifte (IMA) toe.

Producten kunnen pas als bioproducten in het vrije verkeer gebracht worden, indien de COI geviseerd is in vak 30.

Zodra het certificaat getekend is in vak 30, krijgt het de status zending geverifieerd. U ontvangt een e-mail met de bevestiging en een kopie van het ondertekend certificaat.

De eerste geadresseerde heeft nu toegang tot het certificaat en kan vak 31 invullen en ondertekenen.

Let op: Het Departement Landbouw en Visserij checkt enkel certificaten voor zendingen die in het vrije verkeer worden gebracht via een Vlaams douanekantoor.

5. Aanmaken van extracten

5.1 Splitsen van zendingen

In sommige gevallen kiest men ervoor om een zending te splitsen. Bijvoorbeeld indien de goederen bestemd zijn voor meer dan één eerste geadresseerde of wanneer de goederen op verschillende tijdstippen in het vrije verkeer worden gebracht. Dan moet ook het bijhorende controlecertificaat ‘gesplitst’ worden en moeten ‘extracten’ gecreëerd worden.

Meer uitleg op vind je hier of hier: extract en richtsnoeren

5.2 Basis voor uittreksel

Een splitsing van een zending moet worden aangegeven op het controlecertificaat (COI).

Een COI wordt dan geverifieerd als ‘vrijgeven in gedeelten of klaarzetten voor extracten’.

Dit betekent dat van het oorspronkelijk certificaat een basis voor uittreksel wordt gemaakt.

Van dit ‘moedercertificaat’ kunnen verschillende uittreksels of dochtercertificaten gecreëerd worden. Zo kan de importeur of de verantwoordelijke voor de lading (de RFL), maar enkel indien vermeld op het moedercertificaat, een zending in verschillende batches splitsen. Vervolgens kan hij elke batch naar een verschillende geadresseerde sturen. Soms wordt een lading enige tijd in een entrepot gestockeerd om dan later in verschillende landen in te klaren. Ook hiervoor kunnen extracten gebruikt worden.

U kunt aan het Departement Landbouw en Visserij vragen om het certificaat voor extracten klaar te zetten. Stel deze vraag bij de aanmelding van het COI naar importbio@lv.vlaanderen.be.

De importeur of de RFL kan echter in TRACES NT het certificaat ook zelf klaarzetten voor extracten door het vak ‘vrij te geven in gedeelten’ aan te vinken. Vervolgens moet het COI wel nog steeds door het Departement Landbouw en Visserij geverifieerd worden.

doel vrij te geven in gedeelten - basis voor uittreksel

Opgelet: bij het aanmaken van een basis voor uittreksel verdwijnen de gegevens in vak 10 (land van bestemming) en vak 12 (eerst geadresseerde).

5.3 een zending splitsen in batches

Als van het COI een basis voor uittreksel wordt gemaakt, krijgt het de status: basis voor uittreksel                 

Pas dan kan de importeur of de RFL de lading in verschillende batches splitsen.

  • Stap 1: tik in het zoekveld voor certificaten in TRACES NT het COI nummer in. Klik dan op ‘geavanceerd zoeken’ en selecteer de status ‘Basis voor uittreksel’. Klik op zoeken.zoekveld geavanceerd zoeken - basis voor uittreksel
     
  • Stap 2: selecteer het certificaat dat u wil bewerken en klik op het referentienummer
     
  • Stap 3: het certificaat opent, met de status ‘basis voor uittreksel’
     
  • Stap 4: klik op het vak ‘uittreksel maken opstarten’ rechts onderaan het scherm voorbeeld pdf - uittreksel maken opstart
     
  • Stap 5: dit creëert een extract, en de informatie uit de vakken op het moedercertificaat worden gekopieerd. De status hier is: ‘unsaved’.
    uittreksel van cc maken - huidige status unsavedIn het extract kunt u velden aanpassen, zoals vak 4: de exporteur die de oorspronkelijke zending in batches split en vak 9: het land van inklaring.
     
  • Stap 6: vermeld in vak 10 de ontvanger voor wie de deelpartij bestemd is.
    11 geadresseerde van de door de opsplisting verkregen partij naam en adres
     
  • Stap 7: vermeld in vak 11 het aantal pakketten en het nettogewicht van de lading in dit extract. Indien dit extract niet het eerste is, zal het systeem u informeren over de hoeveelheid die al werd (op)gebruikt voor de andere extracten.
    vak 11
  • Stap 8: klik ten slotte op het vak ‘indienen ter bekrachtiging als [ uw rol ]’.
    indienen ter bekrachtiging als

Vanaf hier volgt het extract dezelfde flow als een regulier COI. Het wordt aangemeld bij het Departement Landbouw en Visserij ter controle en ondertekening door te mailen naar importbio@lv.vlaanderen.be.

Het krijgt na controle en ondertekening dan ook de status  zending geverifieerd waarop de eerste ontvanger het extract in TRACES NT kan raadplegen en ondertekenen.

5.4 Opgebruikte moedercertificaten

Zodra het moedercertificaat volledig is opgebruikt, kunnen en hoeven er geen extracten meer worden aangemaakt.

Dan kan het Departement Landbouw en Visserij het oorspronkelijk COI markeren als ‘uitgeput’. Het krijgt dan de status:depleted

De importeur kan het COI nog steeds raadplegen in TRACES NT, maar de knop om een nieuw extract aan te maken bestaat niet meer.

 

Bronnen/opmerkingen

  1. Gedelegeerde verordening (EU) 2021/2306 van de Commissie van 21 oktober 2021tot aanvulling van Verordening (EU) 2018/848 van het Europees Parlement en de Raad met regels betreffende de officiële controles van zendingen biologische producten en omschakelingsproducten die bestemd zijn voor invoer in de Unie en betreffende het inspectiecertificaat
  2. Uitvoeringsverordening (EU) 2021/2307 van de Commissie van 21 oktober 2021 tot vaststelling van regels betreffende documenten en kennisgevingen die vereist zijn voor biologische en omschakelingsproducten die bestemd zijn voor invoer in de Unie 
  3. Met uitzondering van producten afkomstig van Zwitserland, Noorwegen en IJsland. Voor import uit die landen is er geen COI vereist.