IMPORT

Controlecertificaten - import van bioproducten

Biologische producten van buiten de Europese Unie kunnen enkel met een controlecertificaat geïmporteerd worden. Dit gebeurt via het elektronische TRACES – systeem. Lees hier:

1. Wat is een controlecertificaat?

Producten van buiten de EU importeren kan op twee manieren:

  1. Import van producten uit erkende derde landen (art. 33(2)1): Argentinië, Australië, Canada, Costa Rica, India, Israël, Japan, Nieuw-Zeeland, Zuid-Korea, Zwitserland, Tunesië, Verenigde Staten, Noorwegen en IJsland.

  2. Import van producten gecertificeerd door een erkend controleorgaan (art. 33(3)2): Producten die niet afkomstig zijn uit bovengenoemde landen, moeten gecertificeerd zijn door een erkend controleorgaan.

In beide gevallen3 moet u als importeur een zending vooraf melden aan uw controleorgaan en moeten de producten een controlecertificaat hebben. Dit wordt ook een COI (certificate of inspection) genoemd.

Het controlecertificaat garandeert dat de producten gecertificeerd zijn door een erkende instantie.

Het certificaat bestaat uit 21 vakken:

  • vakken 1 tot en met 18 worden ingevuld door het controleorgaan van de exporteur (in het niet-EU-land);
  • vakken 19 tot en met 21 zijn bedoeld voor de bevoegde autoriteit en de eerste geadresseerde (in de EU).

Lees de uitleg over de verschillende vakken.

2. Praktisch

In oktober 2016 werd de wetgeving voor import van bioproducten gewijzigd:

Vanaf 19 oktober 2017 moeten alle controlecertificaten gegenereerd worden via TRACES.

2.1 Waarom elektronisch?

  • Betere tracering;
  • Minder fouten (bijv. enkel erkende controleorganen kunnen certificaten afleveren en enkel voor productcategorieën waarvoor ze erkend zijn);
  • fraude verminderen;
  • Minder administratieve last;
  • Accurate statistische informatie;
  • 24 uur op 24 toegankelijk

2.1 Wat is Traces?

Traces staat voor TRAde Control and Expert System. Het is een online system van de Europese Commissie en wordt gebruikt voor certificaten/wettelijke verplichtingen voor zowel handel binnen de EU als voor import van dierlijke producten, voedsel, veevoeder en planten van buiten de EU. Het systeem biedt de nodige garanties om de integriteit van de in TRACES ingevoerde informatie te beschermen.

Zie ook TRACES: TRAde Control and Expert System en TRACES: protecting consumers, facilitating trade (You tube)

2.3 Toegang tot het systeem

2.3.1 Wie heeft toegang tot het systeem?
  • Importeur:
    • de natuurlijke of rechtspersoon in de Europese Unie die zelf of via een vertegenwoordiger een zending aanbrengt en die in het vrije verkeer wil brengen in de Unie;
    • een importeur moet gecertificeerd zijn door een erkend controleorgaan ;
    • een importeur kan het certificaat inbrengen, raadplegen en uittreksels maken.
       
  • Eerste geadresseerde:
    • de natuurlijke of rechtspersoon aan wie de geïmporteerde zending wordt geleverd en die ze in ontvangst neemt voor verdere bereiding en/of afzet;
    • een eerste geadresseerde moet gecertificeerd zijn door een erkend controleorgaan ;
    • een eerste geadresseerde heeft pas toegang tot het elektronisch certificaat, nadat het getekend is in vak 20;
    • de eerste geadresseerde controleert het product bij ontvangst en verifieert de sluiting van de verpakking of recipiënt/container, etikettering etc. en bevestigt deze verificatie door vak 21 van het certificaat te ondertekenen.
       
  • Verantwoordelijke voor de lading: (responsible for the load of een RFL)
    • de RFL is een persoon of een bedrijf dat optreedt namens de importeur. Hij bereidt douane- en andere documentatie en uitvoerende activiteiten met betrekking tot internationale zendingen voor en verwerkt die. De RFL is gekoppeld aan een BCP (border control post);
    • de RFL kan uittreksels van het certificaat maken en kan ook documenten uploaden;
    • indien de RFL zelf geen bioproducten verhandelt of opslaat, moet hij niet gecertificeerd zijn door een erkend biocontroleorgaan.
       
  • Controleorgaan in het derde land:
    • kan het certificaat inleiden en MOET het ondertekenen/afleveren.
       
  • Controleorganen van de importeurs en eerste geadresseerden:
    • zij hebben toegang tot alle certificaten gelinkt aan bedrijven die bij hen aangesloten zijn.
       
  • De gewestelijke bevoegde autoriteiten:
    • voor Vlaanderen is de bevoegde autoriteit de Afdeling Inkomenssteun van het Departement Landbouw en Visserij;
    • zij hebben toegang tot alle certificaten gelinkt aan Belgische bedrijven of Belgische puntenvan binnenkomst ) point of entries).
    • zij checken de certificaten voordat de goederen in het vrije handelsverkeer kunnen worden gebracht.
       
  • Douane:
    • zij heeft toegang tot alle controlecertificaten (gelinkt aan het desbetreffende punt van binnenkomst/point of entry).
       
  • Europese Commissie :
    • zij houdt het algemeen toezicht.
2.3.2 Account aanmaken

Om in TRACES te kunnen werken, vraagt u eerst een EU-login-account aan. U kunt een EU-login-account enkel aanvragen op naam van een persoon, dus niet op naam van een groep of een bedrijf.

  • Stap 1: dit is een algemene toegang nodig om EU-toepassingen te kunnen gebruiken
  • Stap 2: registreer in TRACES, creëer uw bedrijf met de juiste rol en koppel uw account hieraan.
  • Stap 3: de aanvragen worden gecontroleerd en gevalideerd door het Departement Landbouw en Visserij of in geval van gecertificeerde bedrijven: door het controleorgaan, waarbij het bedrijf is aangesloten.
  • Stap 4: inloggen in TRACES kan via de inlogpagina van TRACES.

Alle te volgen stappen staan beschreven op de pagina van de Europese Commissie.

Voor vragen neemt u contact op met:

Lees meer informatie op de pagina over TRACES voor bio-import van de Europese Commissie.

2.4 Creëren van een elektronisch controlecertificaat (COI) (vak 1-18)

Zowel importeurs, exporteurs als controleorganen (erkend in derde landen) kunnen een COI inleiden.

Het is echter de verantwoordelijkheid van het controleorgaan van de exporteur om het certificaat te controleren en te ondertekenen (vak 18).

Let op: vanaf 20 oktober 2017 moeten alle COI’s gegenereerd worden via TRACES.

U vindt hier de verschillende stappen bij het invullen van een COI.

Let op: kies bij het invullen van vak 9 (point of entry) het juiste douanekantoor. Dit moet overeenstemmen met het kantoor van bestemming op de douaneaangifte.

COI

coi vak 9 land van inklaring - plaats van binnenkomst

Douane-aangifte

douane aangifte

Let op: kies in de douaneaangifte in vak 44 voor code C644 (met verwijzing naar de code van de COI):

code benaming verordening van toepassing
Douaneaangifte: gebruik in vak 44 code C644 niet code Y929
C644 Controlecertificaat voor biologische producten Verordening (EG) nr. 834/2007 van de Raad van 28 juni 2007 inzake de biologische productie en de etikettering van biologische producten en tot intrekking van Verordening (EEG) nr. 2092/91 (artikel 33, lid 1d))

Van toepassing vanaf 1 juli 2004

Verordening (EEG) nr. 2092/91 van de raad van 24 juni 1991 werd ingetrokken door Verordening (EG) nr. 834/2007 van de Raad van 28 juni 2007

Y929 Goederen die niet onder Verordening (EG) nr. 834/2007 vallen (biologische producten) Verordening (EG) nr. 834/2007 van de Raad van 28 juni 2007 inzake de biologische productie en de etikettering van biologische producten en tot intrekking van Verordening (EEG) nr. 2092/91

Van toepassing met ingang van 1 januari 2017

Laatst gewijzigd door Verordening (EU) nr. 517/2013 van de raad van 13 mei 2013

Meer info staat bij punt 6.6b op deze pagina van de Douane en Accijnzen.

2.4.1 Elektronisch

Als het certificaat is afgeleverd/ondertekend door het controleorgaan van de exporteur, verandert de status van beschrijving voltooid naar aangifte van afgevende instantie ondertekend

Vanaf dan kan het certificaat digitaal gecontroleerd en ondertekend worden door het Departement Landbouw en Visserij.

Het Departement Landbouw en Visserij wordt hiervan nog niet automatisch geïnformeerd. U stuurt dus best een verzoek tot verificatie naar importbio@lv.vlaanderen.be. Vermeld hierbij het referentienummer van de COI: (COI.AB.2018.1234567). Voeg hierbij een kopie van de factuur/transactiedocumenten en een transportdocument vanuit het derde land naar België. Dit is niet nodig indien de documenten al werden geüpload in TRACES (vak 17 – bewijsstukken) en indien een kopie van de douaneaangifte (‘IMA’) beschikbaar is.

Producten kunnen pas als bioproducten in het vrije verkeer gebracht worden, indien de COI geviseerd is in vak 20.

Zodra het certificaat getekend is in vak 20, krijgt het de status zending geverifieerd. U ontvangt een e-mail met de bevestiging en een kopie van het ondertekend certificaat.

De eerste geadresseerde heeft nu toegang tot het certificaat en kan vak 21 invullen en ondertekenen.

Let op: Het Departement Landbouw en Visserij checkt enkel certificaten voor zendingen die in het vrije verkeer worden gebracht via een Vlaams douanekantoor.

2.4.2 Papier

Omdat de elektronische handtekening nog niet op punt staat voor controleorganen in derde landen, moet er voorlopig ook nog altijd een papieren certificaat aanwezig zijn.

Dit wordt afgeleverd door het controleorgaan in het derde land: enkel certificaten gegenereerd via TRACES mogen gebruikt worden.

Zodra het elektronisch certificaat in TRACES getekend is (status zending geverifieerd), kunt u het papieren certificaat laten afstempelen door de douane. Belangrijk! Vak 9 (COI) moet overeen stemmen met vak A (douaneaangifte) – zie boven.

Nadat de douane de papieren versie heeft afgestempeld, kan ook de eerste geadresseerde het papieren document invullen, aftekenen en bezorgen aan de importeur.

3 Aanmaken van extracten

3.1 Splitsen van zendingen

In sommige gevallen kiest men ervoor om een zending te splitsen. Bijvoorbeeld indien de goederen bestemd zijn voor meer dan één eerste geadresseerde of wanneer de goederen op verschillende tijdstippen in het vrije verkeer worden gebracht. Dan moet ook het bijhorende controlecertificaat ‘gesplitst’ worden.

3.2 Basis voor uittreksel

Een splitsing van een zending moet worden aangegeven op het controlecertificaat (COI).

Een COI wordt dan geverifieerd als ‘vrijgeven in gedeelten of klaarzetten voor extracten’.

Dit betekent dat van het oorspronkelijk certificaat een basis voor uittreksel wordt gemaakt.

Van dit ‘moedercertificaat’ kunnen verschillende uittreksels of dochtercertificaten gecreëerd worden. Zo kan de importeur of de verantwoordelijke voor de lading (de RFL), maar enkel indien vermeld op het moedercertificaat, een zending in verschillende batches splitsen. Vervolgens kan hij elke batch naar een verschillende geadresseerde sturen. Soms wordt een lading enige tijd in een entrepot gestockeerd om dan later in verschillende landen in te klaren. Ook hiervoor kunnen extracten gebruikt worden.

U kunt aan het Departement Landbouw en Visserij vragen om het certificaat voor extracten klaar te zetten. Stel deze vraag bij de aanmelding van het COI naar importbio@lv.vlaanderen.be.

De importeur of de RFL kan echter in TRACES NT het certificaat ook zelf klaarzetten voor extracten door het vak ‘vrij te geven in gedeelten’ aan te vinken. Vervolgens moet het COI wel nog steeds door het Departement Landbouw en Visserij geverifieerd worden.

doel vrij te geven in gedeelten - basis voor uittreksel

Opgelet: bij het aanmaken van een basis voor uittreksel verdwijnen de gegevens in vak 10 (land van bestemming) en vak 12 (eerst geadresseerde).

3.3 een zending splitsen in batches

Als van het COI een basis voor uittreksel wordt gemaakt, krijgt het de status: basis voor uittreksel                 

Pas dan kan de importeur of de RFL de lading in verschillende batches splitsen.

  • Stap 1: tik in het zoekveld voor certificaten in TRACES NT het COI nummer in. Klik dan op ‘geavanceerd zoeken’ en selecteer de status ‘Basis voor uittreksel’. Klik op zoeken.zoekveld geavanceerd zoeken - basis voor uittreksel
     
  • Stap 2: selecteer het certificaat dat je wil bewerken en klik op het referentienummer
     
  • Stap 3: het certificaat opent, met de status ‘basis voor uittreksel’
     
  • Stap 4: klik op het vak ‘uittreksel maken opstarten’ rechts onderaan het scherm voorbeeld pdf - uittreksel maken opstart
     
  • Stap 5: dit creëert een extract, en de informatie uit de vakken op het moedercertificaat worden gekopieerd. De status hier is: ‘unsaved’.
    uittreksel van cc maken - huidige status unsavedIn het extract kunt u velden aanpassen, zoals vak 4: de exporteur die de oorspronkelijke zending in batches split en vak 9: het land van inklaring.
     
  • Stap 6: vermeld in vak 11 de eerst geadresseerde voor wie dit extract bestemd is.
    11 geadresseerde van de door de opsplisting verkregen partij naam en adres
     
  • Stap 7: vermeld in vak 12 het aantal pakketten en het nettogewicht van de lading in dit extract. Indien dit extract niet het eerste is, zal het systeem u informeren over de hoeveelheid die al werd (op)gebruikt voor de andere extracten.
    12 beschrijving van de producten
     
  • Stap 8: klik ten slotte op het vak ‘indienen ter bekrachtiging als [ uw rol ]’.
    indienen ter bekrachtiging als

Vanaf hier volgt het extract dezelfde flow als een regulier COI. Het wordt aangemeld bij het Departement Landbouw en Visserij ter controle en ondertekening door te mailen naar importbio@lv.vlaanderen.be.

Het krijgt na controle en ondertekening dan ook de status  zending geverifieerd waarop de eerstgeadresseerde het extract in TRACES NT kan raadplegen en ondertekenen.

3.3.1 Opgebruikte moedercertificaten

Zodra het moedercertificaat volledig is opgebruikt, kunnen en hoeven er geen extracten meer worden aangemaakt.

Dan kan het Departement Landbouw en Visserij het oorspronkelijk COI markeren als ‘uitgeput’. Het krijgt dan de status:depleted

De importeur kan het COI nog steeds raadplegen in TRACES NT, maar de knop om een nieuw extract aan te maken bestaat niet meer.

4 Bronnen/opmerkingen

  1. Artikel 33(2) van verordening (EG) nr. 834/2007 van de Raad van 28 juni 2007 inzake de biologische productie en de etikettering van biologische producten en tot intrekking van Verordening (EEG) nr. 2092/91
  2. Artikel 33(3) van verordening van 28 juni 2007(EG) nr. 834/2007 van de Raad van 28 juni 2007 inzake de biologische productie en de etikettering van biologische producten en tot intrekking van Verordening (EEG) nr. 2092/91
  3. Met uitzondering van producten afkomstig van Zwitserland, Noorwegen en IJsland. Voor import uit die landen is er geen COI vereist.